10 правил эффективного оформления email — eSputnik
ДЛЯ НОВИЧКОВ Email Идеи How To
Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам.
Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются: как правильно составлять письмо для рассылки? Соответствует ли содержание и оформление email рассылки ожиданиям получателя? Зачастую, нам тяжело описать свои мысли.
Мы, кажется, и знаем что хотим написать, а вот как это правильно сделать — не совсем понимаем.
10 правил эффективного составления писем
Прежде, чем составлять письмо, определитесь с целевой аудиторией, кому вы хотите написать. Если есть какие-то сомнения хотя бы по одному из кандидатов — не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации и напрасно потраченном времени.
Чётко сформулируйте цель для отправки:
- Определитесь с вашей целевой аудиторией: расслка будет по всей базе или определённому сегменту?
- Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
- Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще будет скомпоновать письмо. Не бойтесь показаться смешными. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.
Давайте рассмотрим 10 правил составления писем подробнее.
1. Отправитель должен быть узнаваем
Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а ещё хуже просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя — визитка компании! Они должны соответствовать, легко узнаваться и запоминаться.
2. В поле «Тема» чётко отображайте основную идею письма
Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею письма сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно — откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма отправителя.
Рассылка не должна быть однообразной, тем более постоянно повторяющейся. Если вы ранее совершали рассылки — проследите, какая из тем получила больше всего отзывов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтоб из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше.
Например, темы рассылок отправленных в течение месяца :
Хотите бесплатный шаблон письма?
3. Начните письмо с приветствия
Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию. Обращайтесь к конкретному клиенту только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу ☺. Внимательно просмотрите базу имен перед тем, как использовать его для автоматической замены. Наверняка, вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки.
Избегайте обращений вроде: «Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая)».
Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.
4. Убедите читателя, что письмо адресовано ему
Составьте письмо так, чтобы получалось общение с клиентом и каждый понимал, что обращаются именно к нему. Используйте в письме знания, полученные в процессе рассылки. Подавая общую информацию, постарайтесь учитывать всё, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок.
5. Минимум воды
Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время — сделайте текст ёмким и интересным. Лучше создать красивый «призыв к действию», чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там более полную информацию.
6. Следите за целостностью письма
Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить — пусть этот текст существенно не отличается, а ещё лучше отправить отдельное письмо. Излагайте мысли последовательно:
7. Избавьтесь от терминов
Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.
Например, сравните два текста:
- Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.
- Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.
Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.
8. Обязательно «прощайтесь» в футере
Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:
- от кого адресовано письмо,
- контактные данные,
- ссылки на социальные сети,
- адреса магазинов и т.д.
Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.
9. Оформляйте письмо правильно
Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите поправки, сделайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Откройте письмо в разных браузерах, отследите сохранилась ли структура письма. Текст письма не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное письмо читатели откликнутся более охотно.
10. Экспериментируйте
Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержание писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать письмо и реагировать.
Проверьте эффективность вашего письма на мелочах. Например, изменив цвет кнопки «купить» с синего на красный (или наоборот) вы можете повлиять на продажи. Также, можете попробовать изменить её расположение в письме, цвет, шрифт, размер. Разделяйте базу клиентов на небольшие сегменты и разошлите им письма с разным вариантами использования этой кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.
Удобный редактор писем
Смело пишите письма! Не бойтесь совершать ошибки. Не ошибается тот, кто ничего не делает. Отправьте сегодня первое письмо и уже завтра вы получите отклик у ваших читателей.☺
Источник: https://esputnik.com/blog/pravila-oformleniya-email-pisem
Подпись в электронном письме как инструмент маркетинга
Профессионально сделанная подпись помогает продвигать личный бренд и бренд компании, собирать слушателей на вебинары, продавать продукты и консультации. Недаром Игорь Манн включил подпись в список 50 инструментов «Маркетинга без бюджета».
В этой статье разберемся:
- зачем нужна подпись;
- как ее использовать для продвижения бренда;
- в каких сервисах можно создать красивую подпись;
- как добавлять подпись в Яндекс.Почте, Gmail, Outlook и в сервисе рассылок SendPulse.
Зачем нужна подпись в электронном письме
Подпись в письме не только логически завершает сообщение, она выполняет еще несколько задач.
1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.
Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype
2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.
Подпись с логотипом компании
3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:
Неформальная подпись в рассылке обучающих курсовФормальная подпись в рассылке психолога
4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.
Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.
Кнопки соцсетей в подписи
Что включать в подпись
В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.
При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать.
Имя, должность, название компании
Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.
Контактные данные
Обычно указывают ссылку на корпоративный сайт, телефон, email, физический адрес.
Email — в деловой переписке принято писать электронный адрес, хотя его и можно посмотреть в информации об отправителе. Это делают для удобства получателя, ведь сообщение может пересылаться и несколько раз. А если адрес в подписи указан, легче разобраться, кому отвечать.
Номер телефона стоит писать, если вы готовы принимать звонки. Не хотите, чтобы вам звонили — оставьте только email.
Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.
Ссылки на соцсети
Источник: https://sendpulse.com/ru/blog/email-contacts
Написание email на английском: полезные фразы
В современном деловом мире написание email на английском является частью повседневной рутинной работы для сотрудников международных компаний.
Но знать, как грамотно написать email на английском должен каждый – это касается не только знания английской грамматики, но и лексики, которую используют в написании писем на английском.
Кто знает, возможно, завтра вам предложат работу в иностранном агентстве или компании. Нужно быть готовым!
Примечание: опытного репетитора по деловому английскому можно найти здесь.
Перейдем к теме. Прежде всего, я расскажу о том, какие полезные фразы можно и нужно использовать при написании электронного письма на английском.
Please find attached
Довольно часто нам приходится прикреплять к письму важные файлы: документы или изображения.
Так вот чтобы уведомить получателя о прикреплении этих файлов к сообщению, используйте фразу Please find attached.
Слово «attachment» означает «вложение, прикрепление чего-либо». Например:
- Please find attached my resume.
- Please find attached photos from the conference.
Как правило, эта фраза пишется в завершительной части письма.
I have forwarded
Когда вам нужно переслать сообщение или файл другим получателям, используйте фразу I have forwarded (something to someone).
Глагол «forward» синоним слова «resend» и означает «пересылать». К примеру:
- I’ve forwarded Bill’s resume to you.
- I’m forwarding John’s email to you.
Зачастую мы пересылаем файлы или письма знакомым нам людям, поэтому допускается сокращение I’ve и I’m. В деловых письмах таких сокращений стоит избегать и писать полностью – I have и I am.
I’ve cc’ed
Странное на первый взгляд сокращение cc’d/cc’ed/copied на самом деле расшифровывается как Carbon Copy и означает «поставить кого-то в копию получения писем».
Если вам нужно уведомить о том, что вы поставили в копию людей, которым будет полезно увидеть какие-то письма, используйте фразу I have cc’ed (somebody).
Деловые и занятые люди предпочитают краткость и лаконичность в электронных письмах, поэтому такого рода сокращения в английском языке пользуются популярностью.
Например:
- I’ve cc’ed Lisa on this email.
- I’ve copied Jim on these emails.
Существует хорошее выражение: to keep someone in the loop.
Дословно «держать кого-то в петле», то есть «держать кого-то в курсе дел». Это так к слову и вам на заметку.
For further details
Вежливо завершить ваш email на английском поможет фраза For further details, которая означает «более подробно» или «для более подробной информации».
Например:
- For further details contact us any time.
- For further details write to our HR-manager.
Еще одна очень распространенная фраза, которой завершают email: If you have any questions, please don’t hesitate to contact me, которая переводится как «Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне».
Получился не дословный перевод, но суть передала. Глагол «hesitate» означает «колебаться, стесняться, не решаться».
I look forward to
Если вы ожидаете ответа на ваше письмо – воспользуйтесь фразой I look forward to your reply/hearing from you, что означает I am waiting for your reply.
Соответственно, эти фразы следует писать в конце емейла.
В завершение о написании email на английском
Помните, что для грамотного написания емейла на английском, стоит использовать определенные фразы вступления и окончания.
К примеру, для завершения письма можно использовать следующие английские фразы:
- Regards,
- Sincerely yours,
- Yours truly,
- Kind regards,
- Yours faithfully, (если письмо адресовано отделу, группе получателей)
Если пишете коллеге или другу:
- Best wishes,
- Warm wishes,
- Best regards,
+ ваше имя (и должность) с абзаца.
Не забывайте, что при написании электронного письма, а особенно делового, следует писать кратко, по делу и в соответствующем стиле.
Перечитывайте ваш email по несколько раз перед отправкой – не допускайте грамматических ошибок и опечаток.
Написание писем на английском языке, как и устное общение, показывает ваш уровень образованности и знания деловой этики.
Успехов!
Источник: https://preply.com/blog/2015/01/29/napisanie-email-na-anglijskom-poleznye-frazy/
Как написать электронное письмо (email) на английском
Как правильно написать электронное письмо на английском и какие фразы можно использовать в email-сообщениях? Об этом мы и поговорим.
Начнем с того, что электронные письма, как правило, короче обычных. Иногда могут состоять всего из нескольких строчек, но в этих строчках будет заключаться самая суть.
Поэтому способность четко формулировать свои мысли — достаточно важный навык, необходимый при написании email.
Также отметим, что электронные письма обычно менее формальны, чем печатные деловые письма, но несмотря на это, вам никогда не простят излишне фамильярный тон. В связи с этим рассмотрим ключевые моменты, которые помогут написать хороший email.
Subject line (тема email)
Обязательно указывайте тему письма в строке Subject (Тема). Тема должна отражать содержание вашего сообщения. Хорошо, если в название будет входить какое-либо ключевое слово, которое поможет адресату запомнить тему, а затем легко найти нужное среди других писем.
Как начать email сообщение?
С приветствия и обращения. В деловом общении предпочтительно использовать:
Dear Mr.Jones, / Dear Ms.Jones, (Miss или Mrs по отношению к женщине, как правило, не используют, так как не всегда известно, замужем она или нет);
Dear Sir, или Dear Madam, (используется в случае, если вы не знаете имени адресата);
Dear Sir or Madam, (употребляется в том случае, если вы не знаете пол лица, к которому обращаетесь);
To Whom It May Concern: («Кого это касается» — вполне допустимая фраза, если вы не знаете, к кому обратиться по данному вопросу);
Dear partners, / Dear managers, и т. д. (используется при обращении к группе людей: Уважаемые партнеры, / Уважаемые менеджеры, и т. д.);
Hi Nick, или Hello Nick, (допустимое приветствие в деловом общении, если вы хорошо знакомы с адресатом и находитесь в дружеских отношениях).
В неформальных email-сообщениях приветствие — на ваш выбор.
Обратите внимание, что после обращения может стоять запятая или двоеточие. Двоеточие чаще всего используется в строго-официальных письмах. Если вы используете фразу To whom it may concern, то после нее всегда стоит двоеточие.
Первое предложение в email-сообщениях
Если вы отвечаете на полученное письмо, то после приветствия можно поблагодарить за сообщение:
Thank you for your email (letter) of 11th July, asking about (our tours to Italy). — Спасибо за письмо (от 11 июля) с вопросом о
Thank you for your email of 11th July, enquiring about (the upcoming TOEFL exam dates). — Спасибо за письмо с вопросом о
Thank you for your email of 11th July concerning (the conference in Brussels). — Спасибо за письмо относительно
Thank you for your email of 11th July regarding (the upcoming meeting). — Спасибо за письмо относительно
Thank you for your prompt reply. — Спасибо за быстрый ответ.
Thanks for getting back to me. — Спасибо, что ответили мне.
Thank you for contacting Our Company. — Спасибо за то, что обратились в Нашу Компанию.
Если вы являетесь инициатором письма, то сначала можно представиться, при условии, что вы не знакомы (My name is Lana Golubenko), а затем сообщить цель вашего email:
I am writing in connection with (immigration to Australia). — Я пишу в связи с
I am writing to enquire about (volunteering at your school). — Я пишу, чтобы узнать о
I am interested in (joining your Nursing Program) and would to know (the start dates) . — Я интересуюсь и хотела бы знать
I am writing in reference to (my account at myefe.ru). — Я пишу относительно
With reference to our telephone conversation on Friday, I would to let you know that (your article has been selected for publication.). — Что касается нашего телефонного разговора в пятницу, я бы хотела дать вам знать, что
Заключительная реплика
Ваша заключительная реплика покажет, какие действия вы ожидаете от собеседника.
If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
I look forward to hearing from you. — С нетерпением жду вашего ответа.
I look forward to your reply. — С нетерпением жду вашего ответа.
Thank you for your cooperation. — Спасибо за сотрудничество.
Как завершить email сообщение?
Последний шаг — грамотно закончить письмо:
Yours faithfully, (если вы обращались к адресату Dear Sir / Dear Madam) — Искренне Ваш;
Yours sincerely,
Источник: https://myefe.ru/blog/kak-napisat-elektronnoe-pismo-email-na-anglijskom
Как правильно писать «Вы» — Офтоп на vc.ru
Каждый из вас наверняка хоть раз в жизни задумывался над тем, как же все-таки обращаться к своим клиентам, подписчикам или читателям в тексте при использовании местоимения «вы»? Вроде в знак уважения надо писать «Вы», а вроде, как и «вы».
Как в чужой монастырь со своим уставом не ходят, так и рекламные тексты имеют свои правила. Сегодня, «выкать» с большой буквы – моветон.
Да, употребление «Вы» как бы знак уважения. Но имеет ли место это в рекламных текстах? Или же обращения во множественном числе и почтительного тона в тексте уже достаточно? Давайте разбираться.
«Вы» и «вы» в грамматике русского языка
Со школьной скамьи нас учили употреблять заглавную букву, в знак уважения.
И видимо с тех пор у многих закрепилось в головах прочное и устоявшееся мнение, о том, что писать все-таки местоимение «вы», надо с большой буквы: мы же уважаем нашего оппонента и уважаемого будущего клиента. Не важно, где – главное: «Вы», «Вас», «Ваша», «Вам».
Сегодня почтительное «Вы» можно встретить практически везде: в рекламных баннерах, плакатах, постах социальных сетей, даже в грубой перепалке под чьим-то текстом в комментариях.
Откуда ноги растут?
Рынок услуг растет с каждым днем, уникальных предложений крайне мало. И борьба за «своего» клиента разворачивается с первой рекламной компанией. Важно грамотно выстроить политику продвижения бренда.
Употребление «Вы» с большой буквы – находка для компаний. Персональное обращение «Вы» производит как будто больший эффект, чем безличное «вы». Конечно, еще дедушка Карнеги подметил, что расположение собеседника напрямую зависит от манеры обращения к нему.
Это сразу же взяли на заметку разработчики иностранных рекламных компаний и стали активно использовать в продвижениях бренда. Все рекламы и буклеты пестрили англоязычным «You», создавая эффект прямого общения с потенциальным клиентом.
На руку рекламщикам сыграла и неоднозначность перевода.
Русскоязычные рекламные компании подхватили тренд и решили умело использовать этот трюк при продвижении или ознакомлении с брендом. Только вместо англоязычного «You», стали заменять на русскоязычное «Вы».
С этой целью даже были разработаны вполне официальные справочные пособия современных авторов. Вот цитата из книги: «Правила русской орфографии и пунктуации». Полный академический справочник / Под ред. В. В. Лопатина. М., 2013. § 202
С прописной буквы пишутся местоимения Вы, Ваш как форма выражения вежливости при обращении к одному конкретному лицу в письмах, официальных документах и т. п., напр.: Поздравляем Вас Сообщаем Вам В ответ на Ваш запрос Так же пишутся слова Вы и Ваш в текстах, предназначенных для многократного использования, типа анкет, реклам, листовок. С прописной буквы пишутся при официальном титуловании оба слова в сочетаниях Ваше (Его, Её) Величество, Ваше (Его, Её) Высочество.
Это неверное суждение. Обращаясь в тексте на «вы» с маленькой буквы, уже априори вежливое обращение. Не надо излишне выделять это обращение заглавной буквой.
«Вы» с большой буквы будет уместно, если вы обращаетесь к ветерану Великой Отечественной войны или к персоне с особым статусом.
В рекламных текстах, книгах, постах в социальных сетях, буклетах и массовых email рассылках следует писать «вы», «вам», «вас» с маленькой буквы, потому что такое обращение рассчитано на большое количество читателей. «Вы» с маленькой буквы – это беспроигрышный вариант при обращении к любой целевой аудитории без лишней услужливости.
А как вы пишете?
Показать результаты
Источник: https://vc.ru/flood/64865-kak-pravilno-pisat-vy
Как правильно писать электронные письма | Ком-сервис
Сегодня практически у любого пользователя компьютера есть электронный почтовый адрес. А с развитием мобильных устройств программы для чтения и отправки электронной почты обосновались и на мобильных телефонах, и на планшетах, и даже на телевизорах!
К сожалению, вместе с популяризацией электронной переписки снижается и само качество этой переписки. Зачастую пользователи просто не умеют правильно писать письма. Больше всего это касается, конечно, деловой переписки.
Попробуем разобрать наиболее распространённые ошибки, которые допускают при использовании электронной почты.
Имя и фамилия
У каждого письма есть отправитель. Помимо почтового адреса у отправителя должны быть имя и фамилия. Все эти данные можно указать в почтовом профиле (или в настройках учётной записи, если вы используете электронную почту через браузер, а не программу).
Если вам приходится общаться не только с русскоязычными собеседниками, то лучше иметь 2 профиля: один с именем и фамилией на кириллице и второй — на латинице. Второй момент: в России традиционно указывают сначала фамилию человека, и уже после неё — имя. В английском же языке (и в почтовых клиентах) принято делать наоборот. Но ведь вы не хотите, чтобы на ваше письмо ответили «Здравствуйте, Петров!». Поэтому правильнее указывать сначала имя.
Подпись
У письма должна быть подпись. Увы, но не многие об этом задумываются. Свою подпись обязательно нужно настроить в профиле. Не нужно бояться сообщить собеседнику, что вы его уважаете, и повторить свои имя и фамилию — в этом нет ничего страшного. Простая подпись в конце каждого письма сильно повышает удобство длинной переписки, тем более, если в ней будет участвовать более 2 сторон. Ну и элементарные правила хорошего тона также будут соблюдены.
«С уважением, Фамилия Имя» — минимум того, что должно быть в подписи к письму. Не забудьте указать должность и название организации, если переписка носит деловой характер. В подпись также можно добавить контактный телефон (с кодом города, если номер городской), сайт и т.д. С другой стороны, перегружать подпись информацией тоже не стоит — письмо, на 80% состоящее из подписи, выглядит комично.
Ответ на письмо
Пожалуй, это одна из самых распространённых ошибок — когда вместо ответа просто пишут новое письмо, да ещё и меняют тему письма (Subject) или вовсе её не указывают.
Что в таком случае чувствует получатель такого «ответа»? Вероятно, он подумает, что его считают полным бездельником, у которого нет других дел, кроме как искать в архиве письма и пытаться угадать, какая из переписок продолжается.
Если вы не хотите быть хамом в представлении вашего собеседника, обязательно отвечайте на письмо, а не пишите в ответ новое.
Важно также отвечать всем участникам переписки (если в строке доставки несколько адресов или кто-то указан в «копии»), не удаляя адресатов без необходимости. Ведь они же там появились не сами по себе?
Цитирование
Когда-то давно, когда интернет был ещё роскошью, цена трафика (объёма полученных и переданных данных) была очень высока. Видимо, именно с тех времён у пользователей появилась привычка удалять всё цитирование при ответе на письмо. Причём эти знания, похоже, передаются и молодому поколению. К счастью, современные скорости доступа в интернет позволяют переслать лишние 2-3 килобайта (примерный «вес» текста в письме) без каких-либо последствий для кошелька.
Не нужно удалять цитирование при ответе на письмо, этим вы лишь осложните процесс переписки, — ваш собеседник может и не помнить, чем закончилось последнее письмо. Вы же не думаете, что он общается только с вами?
Тема письма
Письмо без темы может запросто не дойти до адресата, попав в «Спам». Без темы письмо намного сложнее будет найти, если в будущем потребуется поднять какие-то письма из архива. Наконец, ответ на письмо с конкретным заголовком, который отражает основную тему письма вы, скорее всего, получите быстрее.
Сложно ориентироваться в списке писем, где собеседники не указывают тему.
Грамотность
Здесь всё и так понятно. Даже если вам всегда плохо давались правила русского языка, во всех современных браузерах и почтовых клиентах существует встроенная проверка орфографии. Не забывайте её включать.
Вложения
Иногда бывает нужно переслать какой-то документ. И электронная почта вполне подходит для этого. Однако не стоит приводить всю переписку к безмолвно вложенным документам в пустых письмах. Стоит сопровождать такие документы хотя бы минимальным описанием. А порой текст из документа можно без потерь для смысла просто перенести в само письмо.
Не стоит пытаться переслать большие вложения (больше 5 мегабайт), особенно, нескольким адресатам, если вы не уверены, что все смогут принять такое письмо. Корпоративные сервера часто просто блокируют письма с вложениями больше определённого размера, и это стоит учитывать. В крайнем случае, можно выложить файл на популярный сервис вроде Яндекс.Народ или files.mail.ru, а ссылку написать в письме.
Архивы
Для пересылки большого количества файлов лучше всего подходят архивы. Тоже самое можно сказать и про документы большого размера, ведь при архивации файл сжимается и его объём уменьшается в несколько раз. Самый распространённый формат архивов на данный момент — ZIP, и именно его стоит использовать, если вы хотите, чтобы собеседник без проблем смог извлечь файлы из вашего архива. RAR — тоже достаточно распространённый формат, но только на территории России.
Рабочий адрес для деловой почты
Используя почтовый ящик с именем типа krasotka777, _super_macho и подобные, вы рискуете подорвать доверие к себе со стороны ваших партнёров. Поэтому, если вы используете личный почтовый ящик, зарегистрированный на сайте mail.ru, rambler.ru или подобном, старайтесь избегать фривольных названий адреса вашей почты.
Не говоря уже о том, что можно воспользоваться сервисом для создания корпоративной почты с красивым именем вида адрес_почты@название_компании.ru. Такую услугу предоставляют, например, Яндекс («Почта для домена») и Google («Почта для организаций»).
Сегодня мы постарались разобрать самые распространённые ошибки, возникающие в переписке по электронной почте. К сожалению, ошибок гораздо больше, и в данной статье собраны лишь основные из них, те, что создают больше всего проблем.
Смысл данной публикации не в том, чтобы обвинить пользователей в некомпетентности, цель — показать взгляд на их действия со стороны, указать, где и какие могут быть ошибки, поднять общий уровень культуры общения в интернете.
Источник: http://www.com-service.su/useful/articles/2012-03-easy-email
Что такое email и как его создать: создавай скорее, узнай
Привет, друзья! На связи Павел Ямб. Скажите, вы общаетесь в этих соцсетях? А как обмениваетесь сообщениями? У вас есть email? Если нет, а в интернет вы пришли надолго и всерьез решили заняться онлайн-работой, то без электронного адреса обойтись невозможно. Так что такое email и как его создать?
Что такое электронная почта
Почта необходима для переправки сообщений на дальние расстояния быстро:). В современном мире без обмена информацией невозможно жить. До появления интернета передачей писем занималась обычная почта, а еще раньше голуби. Но время идет, и современные технологии усовершенствовали процесс: письма доставляется на другой конец планеты за считанные секунды. Разумеется, возможно такое стало с появлением интернета и, собственно, электронной почты.
Забавно, но создавать электронную почту специально никто не собирался. Все получилось само собой. Американский программист Рэй Томпсон разрабатывал программу отправки коротких электронных сообщений. Для каждого отправителя обязательным был собственный адрес. Так в 1965 году родилась удобная интернет-почта.
Не нужно писать от руки послание, класть его в конверт, наклеивать марку, нести на почту и ждать, пока письмо дойдет до адресата, а потом дожидаться ответа – а я застал эти времена. Электронная почта – современный вид связи для передачи на расстояния текстовых файлов, графических и видеосообщений.
Почти у всех интернет-пользователей есть почтовые электронные ящики. У виртуальной почты имеется свое название – e-mail. Э-мейл – та же почта, только в современном формате.
В чем ее удобство:
- Письма до адресатов идут всего несколько секунд
- По электронной почте можно пересылать и картинки, и сообщения, и видеофайлы.
Как завести e-mail
Без е-мэйла зарегистрироваться ни на одном форуме и ни в одной соцсети невозможно. Поэтому создаем собственный электронный ящик на любом из бесплатных почтовых сервисов. Различия между ними небольшие, а регистрация – по единому принципу, за несколько минут. Выбираем понравившийся или понравившиеся (никто не запрещает заводить несколько адресов) и начинаем:
Список можно продолжить, просто эти сервисы самые популярные. После завершения регистрации вы получаете доступ к дополнительным возможностям сервиса: сможете завести персональную страничку в сети, электронный кошелек, получите собственный номер ISQ, создадите свой блог, наконец. У каждого сервиса – свой перечень полезных опций.
Регистрация
Итак, начинаем с аккаунта. На главной страничке почтового сервиса жмем на ссылку «Регистрация». Далее выбираем «Создать почтовый ящик» или «Завести почту» — текст зависит от сервиса. На открывшейся страничке заполняем регистрационную форму. В случае затруднений система подскажет, что делать дальше.
При регистрации укажите подлинные личные данные: фамилию, имя и отчество, дату рождения и номер телефона. Так вы сможете восстановить аккаунт без труда в случае потери пароля или для поиска знакомых в сети. Не бойтесь раскрывать себя в сети. Про вас и так уже все известно интернету:)
Е-мейл должен быть корректным, то есть написанным правильно. Длина имени – до 64 знаков. При регистрации, правда, надежнее точками и символами не пользоваться, потому что некоторые сервисы принимают их за ошибки и выдают сообщение о некорректном адресе.
Не желаете, чтобы посторонние люди просматривали ваши данные? Настройки позволяют скрыть их после завершения регистрации. Справочная система сервиса поможет получить подсказку, как сделать это.
А еще достоверные данные необходимы для пользования электронным кошельком. Под именем Крокодила Гены вряд ли удастся пойти идентификацию успешно, и результат – проблемы с денежными переводами.
Логин
Основа регистрации – выбор имени ящика. Главное требование – уникальность. Адрес состоит из:
- имени сайта-почтовика, на котором вы создаете почту;
- имени пользователя, то есть вас, создающего свой адрес.
Значок «at» или «собачка» разделяет обе части. Адрес выглядит как [email protected]. example.ru – имя сайта, а pavel – имя пользователя. К выбору логина подходим серьезно: если он разонравится, изменить свое имя уже не получится, и придется регистрировать новый ящик.
Кстати «собачку» создал тот же Рэй Томпсон. Значок использовался им для разделения имени почтового ящика и расположения адресата в домене. Томпсон научил программу различать эти подробности на автомате. А выбор значка много времени не занял: «собачкой» программисты уже пользовались. Через несколько лет значок стал сверхпопулярным.
Обязательные для заполнения поля помечены «звездочкой», значком «*». Данные ввели? А теперь – самое интересное и сложное, выбор имени почтового ящика. Времени такая работа занимает немало. Популярные имена уже заняты, и над придумыванием уникального названия приходится потрудиться.
Во многих почтовых сервисах регистрация аккаунта разрешена на нескольких доменах, обозначенных после «собачки» в адресе. Если в основном домене выбранное имя занято, то на дополнительном оно может быть свободно. Проверить можно по списку в регистрационной форме.
Как вариант – номер своего мобильного телефона. Это название уж точно свободно. Или название своей фирмы. Но здесь возможны проблемы с передачей адреса по телефону: написание и звучание могут различаться.
Пароль
После выбора логина займемся подбором надежного пароля и контрольным вопросом для ограничения доступа к своему адресу. Ответ устанавливаем с расчетом, что ответить сможете только вы. Так доступ к аккаунту для посторонних будет закрыт. Чересчур очевидные данные, к примеру, кличка домашнего любимца, известная всем друзьям, или название улицы, на которой живете, тем более дату рождения или имя лучше не брать.
Если ничего оригинального не приходит в голову, можно намеренно сделать несколько ошибок. Воспользуйтесь нелогичными комбинациями заглавных и строчных букв, специальными символами: вместо «а» — «@». Взамен «o» поставьте «0». Теперь подобрать «ключик» к вашему ящику нежеланным гостям будет очень непросто.
Если у вас имеется корпоративная почта на работе, должность разрешает бесплатное создание е-мэйла, то почему бы не воспользоваться такой возможностью? Обратитесь к администратору, ведающему «компьютерными делами» вашей организации и узнайте, как создать свой почтовый ящик. Только не забывайте, что после увольнения доступ к этому ящику вы потеряете. Да и во время работы ваша переписка будет доступна не только вам, но и тому же администратору.
Платный или бесплатный е-мэйл
Вы можете зарегистрировать и собственный уникальный домен, к примеру vasya @ masin.net. Пример подобного сервиса регистрации — http://www.general-domain.ru/. Но регистрация личного домена платная. Правда, плата небольшая, а при ведении собственного бизнеса такой адрес – дополнительная солидность.
Для решения проблем с основным адресом создаем дополнительный. При регистрации указываем дополнительный адрес. На него высылают пароль от основного при потере.
Различие между бесплатными и платными сервисами – в уровне защищенности аккаунтов, объеме ящиков, ограничениях размеров и способах борьбы со спамом. Одним из лучших в мире считается сервис Gmail, созданный компанией Google. Если у вас до сих пор нету этой почты , то вот вам моя подробнейшая инструкция как завести и настроить.
Чтобы облегчить жизнь пользователя, создано достаточно клиентских программ. Практически единственная их задача – сделать пользование электронной почтой более удобным. Предоставляются полезные инструменты для копирования, хранения данных и сортировки электронной корреспонденции. Эти программы бесплатные и платные.
Одна из самых известных платных — «The Bat!». Бесплатная альтернатива — «Thunderbird», отличный сервис от Mozilla, ни в чем не уступающий платному сервису. Почтовый клиент включен в состав любой операционной системы. Так, для Windows это Microsoft Outlook.
Как узнать свой электронный адрес
Чтобы не потерять собственный почтовый адрес вначале можно записать его и сохранить. А можно посмотреть адрес во время регистрации или увидеть на главной страничке своего ящика. Часто он отображен вверху на страничке сервиса как «е-мэйл» или «Моя страница». Здесь выведены все входящие и исходящие письма. Но в любом случае не стоит надеяться только на собственную память: адрес всегда лучше держать записанным в файле или на бумаге под рукой.
На электронную почту приходят интересующие владельца ящика предложения. Только иногда на рассылку вы не подписывались, а получаете по десятку абсолютно ненужных писем. Это спам, проблема известная всем владельцам е-мэйлов.
Поздравляем, вы получили спам
Предложения о покупке товаров, об оказании благотворительной помощи – что только не рассылается! Но после перевода указанной суммы на счет о деньгах модно забыть: они попадут к мошенникам, которые чаще всего занимаются такими рассылками. А ко всему прочему теперь у них есть доступ и к вашему кошельку.
Письма с предложениями скачать полезные программы или интересные файлы также лучше не открывать: в них могут быть вирусы. У вредных рассылок обычно яркие заголовки: «Поздравляем», «Вы выиграли», «Вот то, что вам нужно больше всего» или «Приз».Сделать личную информацию доступной для мошенников или поломать ваш компьютер – такие задачи спам-вирусам «по зубам».
И уж тем более, не нужно самому рассылать подобные письма с призывами: «Отправь это послание трем (пяти, шести и так далее) друзьям, и будет тебе счастье». Отправляем подобные «заманиловки» в папку с надписью «Спам». Им там самое место. Нет нужды разрешать становиться помощником, пусть и невольным, мошенников.
Электронная почта – прекрасная возможность стереть границы и уменьшить расстояния. Обходиться без email, работая в интернете, невозможно. Думаю, вы со мной согласны.
А какой почтой пользуетесь вы? С вами был Павел Ямб. До связи!
Видели этот талант?
Источник: https://copirayter.ru/chto-takoe-email-i-kak-ego-sozdat-zavesti-pochtovyj-yashchik-otpravlyat-pisma/
Правильное написание адреса электронной почты
В наше время без электронной почты не обойтись никому. Общение по сети приобрело массовый характер. Многие вопросы — и деловые, и личные — решаются именно таким образом. Это удобно, быстро и не требует особых усилий.
Подобный метод обмена информацией доступен для каждого пользователя, у которого есть компьютер и интернет. Поэтому важно знать, что такое адрес электронной почты и как правильно его писать.
Благодаря этому сервису можно оперативно с кем-то связаться, переслать важные документы или просто пообщаться с человеком, который находится далеко от вас.
Мы расскажем вам, как стать обладателем почтового ящика в Интернете
Об электронной почте
Сервисы Electronic Mail (e-mail) используются повсюду. У каждой организации или учреждения наряду с другими контактами всегда указан и адрес электронной почты. Он должен быть у любого пользователя ПК. Без него нельзя зарегистрироваться на сайтах, подписываться на рассылки, получать доступы к закрытым ресурсам и форумам. Он нужен также для работы некоторых программ.
Такое распространение электронной почты связано с тем, что сервисы для пересылки сообщений доступны и понятны каждому человеку. Они появились очень давно, но до сих пор остаются актуальными.
Для электронной почты не нужен мощный компьютер или быстрый интернет. Существует много различных сайтов, на которых её можно зарегистрировать. У всех разный интерфейс и функционал, поэтому найдутся варианты на любой вкус.
Если вам не нравятся онлайн-сервисы, установите на компьютер специальные утилиты — почтовые клиенты.
Адрес e-mail уникален для каждого пользователя. Это как номер телефона или индекс — нет двух одинаковых.
Можно отправлять сообщения любой длины, добавлять к ним вложения: файлы, картинки, документы. Такое письмо будет доставлено мгновенно. Большинство сервисов электронной почты имеют огромный инструментарий для форматирования текста. Доступны разные шрифты, начертания, цвета, вставка фона, рисунков. Вы можете отправить настоящую поздравительную открытку. И получатель увидит её в тот же день.
Из чего состоит e-mail адрес?
E-mail имеет чёткую структуру и формируется определённым образом. Он состоит из нескольких элементов. Сами элементы могут различаться, но они должны быть написаны латинскими буквами. Допустимо использование цифр, знаков препинания и некоторых других символов. Это общепринятый стандарт. Вот как выглядит адрес электронной почты: «login@domen». Разберём поподробнее каждую часть адреса.
Структура E-mail адреса не так уж сложна
- Login (логин). Это ваше имя пользователя или «никнейм». Уникальный идентификатор, по которому система приёма и отправки сообщений будет вычислять, что это именно ваш e-mail. Его надо придумать самостоятельно. Он может быть каким угодно, главное, чтобы не совпадал с никнеймом, который уже существует в почтовом сервисе. При регистрации электронной почты может появиться предупреждение «Этот логин уже занят» или нечто подобное. Тогда надо придумать и записать другое имя. Необязательно менять его полностью, — достаточно добавить к нему какие-то цифры или символы, чтобы он стал уникальным.
- Далее идёт символ-разделитель «@». Его называют «Коммерческое at» или просто «Собака». На клавиатуре он находится там же, где кнопка с цифрой «2» (напечатать его можно в английской раскладке). Этот знак обязателен во всех e-mail — он стоит между логином и доменом. В разных странах его именуют по-разному. Например, в Финляндии это «Кошка» или «Кошачий хвост», в Италии — «Улитка», в Болгарии — «Обезьяна», в США — просто «at». На общественных интернет-ресурсах этот символ иногда заменяют на «at» в скобках. Это делается, чтобы адрес не попадал в базы спам-ботов. При отправке сообщений надо заменять «at» на «@».
- Domen (домен). URL сервиса, на котором зарегистрирован e-mail. Это может быть корпоративный или любой бесплатный сайт (к примеру, mail.ru или gmail.com). Многие ресурсы предлагают несколько вариантов доменов. Его нельзя придумать самостоятельно — можно только выбрать. Многие организации создают собственные домены, но это делается за отдельную плату.
Посмотрите, как написать адрес электронной почты, на конкретном примере: «[email protected]», «[email protected]».
Как зарегистрировать электронную почту?
Несколько сайтов с функцией бесплатной регистрации e-mail:
- Yandex
- Gmail
- Rambler
- Qip
Просмотр входящей почты в Гугл довольно удобен
Они предназначены не только для создания электронной почты. У каждого из них огромный набор информационных, развлекательных или просто полезных сервисов. Чтобы получить персональный адрес, необходимо сделать следующее:
- Зайдите на ресурс.
- Там будет кнопка «Создать аккуант», «Зарегистрироваться», «Зарегистрировать почту» или что-то подобное.
- Заполните поля. Обычно необходимо написать имя, желаемый логин, указать контрольный вопрос и ответ на него, задать пароль. Если не хотите вводить реальные ФИО, можете заменить его на никнейм. Но в e-mail, которое нужно для работы или каких-то официальных дел, лучше писать корректные данные пользователя, чтобы они отображались в сообщениях вашим клиентам, коллегам и работодателям.
- Пароль желательно сделать сложным. Не связанным с логином, именем, датой рождения или чем-то похожим. Таким, чтобы его нельзя было подобрать.
- Логин может состоять из букв латинского алфавита, цифр или специальных знаков. Если вы введёте недопустимый символ, система об этом предупредит.
- Подтвердите регистрацию.
Диалог создания почтового ящика в одной из систем
Крупные организации регистрируют собственные домены. Это выглядит презентабельно. Серьёзные компании предпочитают не использовать бесплатные сервисы e-mail.
Если не знаете, как придумать адрес электронной почты, попробуйте что-то в этом роде:
- Фамилия с инициалами или сокращённо полное имя. Можно добавить цифры, точки, тире, нижнее подчёркивание. Удобно для делового общения. По логину сразу понятно, кому он принадлежит.
- Никнейм, который вы часто используете в интернете. Те, кто знают вас по этому нику, смогут распознать вашу почту с первого взгляда.
- В некоторых сервисах адрес автоматически формируется из вашего имени (если вы его указали). Система предложит несколько логинов на выбор. Если вам подходит один из них — используйте его.
- Лучше создать ник, который легко запомнить. Не стоит задавать бессвязный набор букв или цифр, если вы собираетесь в дальнейшем использовать сервис для общения или работы.
Как отправить e-mail?
Вы хотите отправить что-то на e-mail? Сделать это очень просто.
- Войдите на сайт электронной почты или запустите свой почтовый клиент.
- Нажмите кнопку «Новое письмо». Она может называться и по-другому.
- В поле «Кому» введите адрес.
- В поле «Тема» опишите вкратце, о чём ваше сообщение. У получателя первым делом отобразиться e-mail отправителя и эта тема.
- Самое большое поле предназначено для тела (содержания) письма.
- Когда закончите, кликните на «Отправить».
Интерфейс веб-почты у различных сервисов примерно одинаков
Разобраться, как формируется адрес пользователя электронной почты, достаточно легко. Он состоит из трёх частей: логина, символа-разделителя @ и доменного имени. Эти элементы фиксированы и их нельзя менять местами. Каждый e-mail — это уникальный набор символов, не существует двух одинаковых. Логин можно придумать, домен — только выбрать из предложенных вариантов. Адрес должен состоять из латинских букв, цифр или некоторых символов.
Источник: https://nastroyvse.ru/programs/review/zapis-adresa-e-mail.html
Email-этикет: как грамотно писать письма
Время чтения: 8 минут
Email-этикет — это принципы оформления электронных писем. Их придерживаются по желанию: можно быть тактичным или действовать по принципу «что хочу, то и пишу». Но, как и в реальной жизни, вежливость нравится людям больше.
Чтобы ваша рассылка находила отклик в сердцах и кошельках подписчиков, следуйте этим правилам. Email-этикет поможет вам избежать недопонимания и массовой отписки.
Зачем это нужно?
У вас есть 5 секунд, чтобы заинтересовать пользователя. Не успеете — упустите его. Значит, письмо должно быть идеальным: с цепляющей темой, красивым оформлением, мощным текстом и адаптивной вёрсткой. Email-рассылка — тот случай, когда мелочи имеют значение.
Например, грамматические и орфографические ошибки влияют на восприятие сообщения. Даже если текст гениален, безграмотность и опечатки могут всё испортить. К компаниям с ошибками в простых письмах меньше доверия: раз они так пишут, то и работать будут соответственно (впрочем, есть исключения).
Нет запятой перед предлогом «а», избыток восклицательных знаков, не хватает пробелов, весь текст выделен жирным, огромное предложение. Текст не считывается. Боль.
Те, кто следует email-этикету, оставляют о себе приятное впечатление. Письма от таких компаний ждут. Читают. Рекомендуют друзьям.
Тон письма
Важно определиться с тоном рассылки и поддерживать его. Вы можете менять дизайн, увеличивать/сокращать текст, экспериментировать с временем и датой отправки. Но тон писем должен быть единым. Подписчики привыкли к тому, как вы пишете, и не оценят резких изменений.
У рассылки IQOS классный голос бренда: они понимают клиента и надеются, что их продукт снимет его боль.
При подготовке письма нужно тщательно подбирать слова. До отправки перечитывать и спрашивать себя: верно ли читатель воспримет информацию?
Непонятно, что за «маленькое событие» и какой подарок получит клиент. Много восклицательных знаков, будто из письма кричат.
Что ещё учесть, чтобы тон рассылки был корректным:
- избегайте слов и фраз с негативным значением: кризис, проблемы, ошибки, невезение, неудача и т. д.;
- не используйте сарказм: «Не открыли наше письмо? Ещё бы, оно ведь пришло в пятницу вечером». Пользователь может не понять шутки;
- исключите прилагательные и наречия с оценочным значением: очень, максимально, потрясающий, серьёзный, невероятный, ужасный и т. д.;
- прописывайте, чего вы хотите от подписчиков: перейти по ссылке, нажать на кнопку, ответить на сообщение. Чем конкретнее, тем лучше;
- не изменяйте манеру общения: если раньше обращались на «вы», не начинайте «тыкать»;
- будьте дружелюбны. Ваша рассылка нужна, чтобы развлечь и проинформировать. Людям хватает негатива и без вас;
- не напоминайте о праздниках: «Вы в курсе, что скоро Новый год?». Да. В курсе. Не надо так, это раздражает.
Размер письма
Много ли нужно писать, чтобы донести информацию до пользователя? Нет. Чем меньше, тем лучше. Одно предложение может заменить абзац текста. Пощадите ваших подписчиков — им и так каждый день приходится осмыслять массивы информации.
Письмо должно быть:
- коротким;
- чётким;
- понятным;
- информативным.
Хороший пример. Текст небольшой. Жирным и другим цветом выделены ключевые моменты текста.
Плохой пример. Текст слишком большой, это не рассылка, а целая статья.
В идеале письмо должно помещаться в один экран. Есть компании, присылающие лонгриды: самиздат «Батенька, да вы трансформер», Главред Максима Ильяхова Если вы не медиа и не Ильяхов, сокращайте текст.
Текст
Подробнее о тексте рассылки писали в статьях «Чек-лист перед отправкой письма» и «Почему ваши письма больше не читают?». Здесь лишь уточню, что сообщение должно быть грамотным. Проверяйте, нет ли в тексте орфографических, пунктуационных, синтаксических, смысловых ошибок.
Эмодзи
Смело используйте их в теме письма. Они привлекают внимание.
В теле рассылки можно обойтись без эмодзи. Если ну очень хочется, используйте один-два, не больше. Во-первых, они могут раздражать. Во-вторых, некоторые эмодзи могут не отразиться в письме, и вместо улыбочки подписчик увидит чёрный квадрат с крестиком.
Ссылки
Если вы следите за аналитикой канала (вы ведь делаете это?), ваши ссылки содержат UTM-метки. С ними ссылки увеличиваются в N раз и в письме занимают несколько строк. Смотрится это ужасно.
Ссылку можно сократить, но есть две проблемы:
- 99 % вероятности, что почтовый сервис не пропустит письмо со ссылкой.
- Если письмо чудом окажется в почтовом ящике пользователя, он вряд ли по ней перейдёт. Мало ли, куда она ведёт, вдруг там вирус?
Другое дело — гиперссылки. Они находятся прямо в тексте и объясняют содержание ссылки.
Спрятать ссылку можно в кнопке. Особенно если вы хотите, чтобы пользователь выполнил определённое действие.
Даже если вы отправляете ссылку на документ (например, Google.Docs), скройте её в тексте.
Кнопка CTA
Источник: https://www.mailigen.ru/blog/email-etiket-kak-gramotno-pisat-pisma/
Как правильно написать бизнес емейл на английском языке
Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса. Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности. Сегодня мы поделимся с вами опытом написания деловых емейлов на английском языке и обсудим их отличия от русских вариантов.
Сразу нужно заметить, что для русских электронных писем, как и для личного общения, характерны сжатость и даже сухость. Русская деловая переписка очень прямолинейна, прозрачна и содержит только факты, касающиеся темы обсуждения. В то же время емейл на английском языке выглядит намного мягче и должен включать предложения, напрямую не связанные с темой переговоров. Если упустите их, ваш англоязычный собеседник подумает, что вы слишком резки или даже грубы в переписке.
Поэтому очень важно помнить про вежливые отступления от главной темы в начале и в конце письма.
Кого включать в письмо:
- Кому (To) – электронные адреса людей, которым предназначается емейл, и от которых вы ждете ответа
- Копия (CC — Carbon Copy) – люди, которым будет полезно увидеть ваш емейл
- Скрытая копия (BCC — Blind Carbon Copy) – люди, которые получат ваш емейл, но их не будет видно в списке имен получателей. Этот вариант используется в редких случаях и должен применяться с осторожностью.
NB: В английских и американских компаниях включение нескольких людей в переписку очень традиционно и используется чаще, чем в России. Но все-таки старайтесь использовать вариант ответа на групповое письмо “Ответить всем” (Reply All) лишь в тех случаях, когда это действительно необходимо.
Так как зачастую это приводит к перегрузке получателей ненужной информацией и часто раздражает людей.
Тема емейла
Очень важно, чтобы тема электронного сообщения была сформулирована четко и кратко. Не пишите длинные предложения в этой графе. Однако удостоверьтесь, что тема ясна и понятна читателю, особенно если английский для него также не является родным языком.
- Хороший вариант: Marketing Meeting Agenda
- Плохой вариант: A copy of the marketing meeting agenda for next Tuesday. Please can you take a look.
Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT или фразу PLEASE READ в начале темы вашего письма.
Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance, который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.
Начало емейла
Если вы пишете емейл кому-то незнакомому, лучшим способом начать ваше письмо будет использование следующих фраз:
- Dear Sir/Madam,
- Dear Mr/Miss/Mrs (фамилия),
- To whom it may concern,
Если вы пишете письмо коллеге или человеку, с которым вы уже вели переписку в прошлом, тогда наилучшим вариантом приветствия будет:
Как мы уже заметили, после обращения в английский емейлах очень важно добавить вежливое вступительное слово, поблагодарить за что-то или просто проявить интерес к собеседнику:
- Hope you are well!
- Hope everything is fine on your side.
- How was your holiday? Hope you are feeling better.
- Thank you for getting back to me so soon/ Thank you for your prompt response.
Если вы пишете человеку в первый раз, или впервые обсуждаете эту тему в переписке, после приветственного слова важно включить предложение, описывающее причину, по которой вы пишете письмо:
- I am writing to you with regards to/ I am writing to you regarding
- Following our previous conversation / Following last week’s presentation, I have decided to write to you
- My name is Tom Smith, I am a Marketing Executive at ABC, and I am writing to you concerning
часть емейла
Длина емейла, конечно, зависит от его темы. Однако общие правилом написания главной части таковы:
- Часто используйте параграфы и разделения в тексте. Это делает текст более читабельным и помогает сделать акцент на определенных идеях или пунктах.
- Если у вас есть вопрос или вы хотите подчеркнуть какую-то информацию, не прячьте их в середине текста. Чем раньше и явнее вы обратите на них внимание, тем лучше будет результат. Помните, что большинство людей читают письма поверхностно. И если вы не поставите акцент на важном моменте, то он может остаться незамеченным.
- Не используйте сокращения в написании предложений. Это считается непрофессиональным в деловой переписке. Вместо I’m пишите Iam, а на месте won’t должно быть willnot.
- Используйте профессиональный тон написания письма. Не используйте шутки и неуместные комментарии. Так как некоторые шутки могут восприниматься по-разному в разных странах.
- Старайтесь описать ваши идеи и комментарии четко и кратко. Чем короче письмо, тем больше вероятности, что его прочитают и дочитают до конца.
При разделении текста с помощью параграфов полезно знать, что в английском языке не используется правило “красной строки”. Все параграфы начинаются в начале страницы, и разделять их советуют двойным пробелом.
Кроме того, в отличие от русского, предложения в английском языке короткие и практически не содержат второстепенных членов предложений. Это важно помнить в написании бизнес-емейлов.
Золотым правилом здесь будет разбивать сложные предложения на отдельные части и соблюдать простую структуру в написании.
Конец емейла
Перед тем, как написать прощальную фразу в английских электронных сообщениях, принято вставлять еще одну версию вежливого предложения. Здесь вы можете подчеркнуть, что либо ждете ответа от получателя письма, либо надеетесь, что все изложенное понятно читателю.
- Thank you for your time and attention. I look forward to hearing from you.
- Don’t hesitate to contact me back if you have any questions.
- I hope my points are clear and make sense. Please let me know if you have any questions.
Любое из предложенных ниже окончаний сообщения считается допустимым и профессиональным:
- Sincerely yours,
- Best wishes,
- Best regards,
- Kind regards,
Если вы посылаете письмо работнику вашей компании, тогда можно употребить следующую форму прощания:
NB: после каждой из этих фраз с новой строки указывается ваше имя (или автоматическая подпись с именем, фамилией, должностью и названием компании).
Надеемся, что эти советы пригодятся вам в написании будущих близнес-емейлов. Вы можете узнать намного больше о бизнесе и особенностях деловых отношений в англоговорящих странах, пройдя один из курсов бизнес-английского в школах Kaplan!
Если вам интересно узнать о самых популярных аббревиатурах на английском языке, которые чаще всего встречаются в бизнес-переписке, почитайте нашу статью на эту тему.
Источник: https://www.kaplaninternational.com/ru/blog/biznes-email-na-anglijskom
Как правильно написать email на английском языке
- Структура электронного письма
- Subject (тема письма)
- Обращение
- Основная часть
- Вложение
- Заключительная фраза
- Образец формального письма
- Образец неформального письма
- Дополнительные рекомендации
Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.
Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.
Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.
Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.
Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:
| Формальное | Неформальное |
| Письмо клиенту или деловому партнеруЗаявление о приеме на работуОтклик на вакансиюОтзыв или жалобаДеловое письмо от одной компании к другойПисьмо с запросом официальной информации | Письмо для друга или знакомогоПисьмо коллегеПоздравление с днем рождения коллегиПисьмо родственникам |
Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.
В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.
Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.
Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.
Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.
Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.
Или, например, об обучающей лекции:
lecture on the 26th March at 10 a.m.
Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:
CV for employment.
В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.
В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.
Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:
Thank you for an invitation.
Обращение
После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.
Например,
Dear Ms. Jackson,
Thank you
Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:
| Обращение | Случаи использования |
| Dear Mr. Hopkins,Dear Ms. Hopkins,Dear Sir or Madam,To Whom It May Concern,Dear partners,Dear Recruiter, | Обращение к конкретному мужчине.Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина.Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании.Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь. |
В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.
| Обращение | Случаи использования |
| Hi Tom, / Hello Kate,Good morning, / Good afternoon, | Неформальное обращение к другу.Более формальное приветствие. |
Основная часть
Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.
Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.
Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.
Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:
Thank you for your letter / Спасибо за Ваше письмо
We would to thank you for your letter of / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо
I regret to inform you / Мне жаль сообщить вам
I’m writing to let you know that / Я пишу, чтобы сообщить о
We would to point out that / Мы хотели бы обратить ваше внимание на
Please could you send me / Не могли бы вы выслать мне
Примеры для неформального письма:
How are you doing? / Как твои дела?
It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно
Источник: https://www.study.ru/article/delovoy-angliyskiy/kak-pravilno-napisat-email-na-angliyskom-yazyke
Секреты деловой email-переписки
Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:
- Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
- Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
- Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.
С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.
Оформление письма
Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.
Кому. Копия. Скрытая копия
Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».
- Кому: пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
- Копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
- Скрытая копия: пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.
Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy.
Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди.
А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум — к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.
Правильно массовую рассылку отправлять на своё имя, а всех получателей ставить в поле «Cкрытая копия».
Тема письма
О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».
Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd, среди которых придётся искать нужное письмо по теме.
Двадцать писем — это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой.
Итак, как правильно формулировать тему письма?
Мы у себя в «Небе» рекомендуем во внешних письмах писать в теме: «Небо.». Во внутренних — просто содержание темы письма в трёх-пяти словах без префиксов.
Ошибка № 1: только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.
Удобно искать по таким темам?
Ошибка № 2: кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.
| Неправильно | Правильно |
| Успей купить топоры по сходной цене! | Коммерческое предложение по поставке топоров |
| Надо поторопиться свериться по процентам! Родион уже в пути! | На согласование акт сверки по процентам с Алёной Ивановной |
| ВНИМАНИЕ! Порфирий Петрович разгадал тайну Раскольникова, решит и наши проблемы | Предложение от консультанта: психологическая дедукция |
»
Текст письма
Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова, Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.
В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.
Вопрос вежливости. В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая».
Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение.
Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.
Уважаем время своё и получателя!
Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, ».
Обращение. Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.
Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».
Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.
Цитирование. Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами — словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.
Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.
Цель письма. Деловые письма бывают двух видов:
- когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
- и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.
Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.
Неправильно: «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».
Правильно: «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».
Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.
Подпись в тексте
Источник: https://lifehacker.ru/sekrety-email-perepiski/