Как писать деловое письмо на английском

Структура и правила делового письма на английском

как писать деловое письмо на английском

Современный бизнес, в особенности международный, не существует без деловой переписки, поэтому нужно уметь правильно написать деловое письмо на английском.

Иногда нам сложно писать деловые письма даже на родном языке, а когда речь идет об иностранном — мы часто хватаемся за сердце, даже если знаем разговорный английский язык на высочайшем уровне.

Дело в том, что у разговорного и делового английского свои особенности и различия, и когда вы пишете официальный e-mail или запрос иностранному партнеру, вы не просто показываете свое знание языка, но и налаживаете деловое сотрудничество.

А общение с потенциальным партнером требует придерживаться определенной структуры и следовать нормам делового стиля и этикета.

Структура английского делового письма

Деловое письмо на английском должно быть четко структурировано и состоять из следующих элементов:

  • кому адресовано письмо (имя и адрес получателя);
  • дата составления;
  • приветствие;
  • причина написания письма;
  • основная часть;
  • заключение;
  • ваша подпись;
  • ваши инициалы;
  • приложения (при наличии).

Правила написания деловых писем на английском языке

При написании business letters обязательно используйте определенный формат, приветствие и вступление. Конечно, некоторые отклонения приемлемы, особенно при переписке между североамериканскими и европейскими компаниями, но лучше придерживаться общепринятых стандартов.

Еще с первых строк письма необходимо создать хорошее впечатление, для чего особое внимание следует уделить приветствию. Если письмо будет отправляться не по электронной почте, не забудьте в правом верхнем углу указать адрес и фамилию, кому предназначается данное официальное письмо, и только после приступите к самому тексту.

Обязательно проверьте правописание имени и фамилии человека и используйте словосочетание Dear Sir/Madam, если не знаете имя адресата. Ниже представлены основные формы обращения:

  • Dear Sir/Madam;
  • Dear Mrs. Smith;
  • Dear Mr. Smith;
  • Dear Ann Manson;
  • Gentelmen;
  • Dear Customer

Также стоит обратить внимание на вступительные фразы, которые помогают сослаться на предыдущую переписку, указать, от кого вы узнали о получателе и сообщить содержание и причину написания письма:

  • With reference to your letter/announcement (ссылка на переписку);
  • After having seen your advertisement (ссылка на рекламу адресата);
  • Thank you for your letter (ссылка на письмо);
  • I am writing to enquire about (причина написания письма);
  • After having received your contact information from (от кого получили информацию о получателе) и т.д.

Бизнес-письма должны быть написаны формально и в вежливом тоне, поэтому в запросах следует использовать модальные глаголы (например, Would you be able to come to us). Не исключение и жалобы на английском языке — такие письма также должны быть максимально вежливыми и безэмоциональными.

Если в бизнес-письме необходимо извиниться, сделать это следует как можно более тактично и с указанием причины проблем. Для этого подойдут такие словосочетания как Unfortunately, I regret to inform или I am afraid that.

Более подробную информацию, как вести деловую переписку, можно получить на наших курсах английского для бизнеса.

Источник: https://bcla.ru/strukturaipraviladelovogopisma

Образец делового письма на английском – правила

как писать деловое письмо на английском

Деловой английский язык весьма актуален в наше время. Современный ритм жизни требует умения написания делового письма на английском языке. Поговорим об основных пунктах написания делового письма на английском языке, рассмотрим примеры и образцы деловых писем.

Как писать деловое письмо на английском правильно?

Не стоит забывать, что деловое письмо не должно быть слишком длинным и пространным. Не нужно «растекаться по древу» или «лить воду», это отнимет много времени у получателя. Сразу приступите к изложению сути, будьте максимально точны и кратки. Помните, что «краткость – сестра таланта»! Также, не забывайте о правилах вежливости, не будьте резки и грубы, иначе это оттолкнет получателя.

По каким правилам пишется деловое письмо?

Итак, мы пишем деловое письмо. Мы уже упоминали на нашем сайте основные правила, которых требует написание бизнес корреспонденции на английском языке. Но если вы их забыли, то позвольте их вам напомнить. Итак, правила написания делового письма выглядят следующим образом:

  • Текст послания нужно разделить на абзацы, не соблюдая красную строку
  • Полное имя отправителя или название компании с ее адресом нужно указать в верхнем левом углу письма
  • Имя адресата и название компании нужно указать с новой строки
  • Через три строки или в верхнем правом углу послания нужно указать дату отправления
  • Основной текст помещается в центральной части письма
  • Главную мысль послания нужно начинать с причины обращения
  • Завершать письмо нужно словами благодарности
  • Через четыре строчки помещаются полное имя автора и должность
  • Подпись автора помещается между приветствием и именем.

Ну что же, мы вспомнили правила, теперь можем рассмотреть написание самого делового послания на английском языке.

Пишем деловое письмо на английском

Деловое письмо требует тщательного обдумывания того, что вы собираетесь сообщить получателю. Пишите кратко и по делу. Представляем вам образец делового письма или послания на английском языке, который поможет вам составить свое письмо:

Mrs Aman­da WayBridge-com­pa­nyOffice 708, Entrance 1DAlley StreetBris­tol

Great Britain

30 June 2008

Dear Mrs Way (Дорогая миссис Вэй),

I’m writ­ing to you to ask for your help (Я пишу вам, чтобы попросить о помощи). I know you said that Mr Green is your friend. (Я знаю, вы говорили, что мистер Грин ваш друг).

I also know that he is a very good jour­nal­ist, that’s why I need his help in my activ­i­ty (Я также знаю, что он очень хороший журналист, поэтому мне нужна его помощь в моей деятельности).

Please, can you intro­duce me to Mr Green? (Пожалуйста, могли бы вы представить меня мистеру Грину?) I would be very thank­ful to you! (Я был бы вам очень благодарен).

Please, write me if you agree and sched­ule an appoint­ment with me and Mr Green. (Пожалуйста, напишите мне, согласны ли вы и назначьте встречу со мной и мистером Грином).
I look for­ward to get your answer (Я жду вашего ответа). My best regards to your hus­band (Мои наилучшие пожелания вашему супругу).

Yours sin­cere­ly,Dick Smith

Dc Col­lege Pro­fes­sor

Рассмотрим еще один пример того, как выглядит деловое письмо на английском языке. Пусть это будет пример ответа на предыдущее послание:

Mr Dick SmithDc Col­legeOffice 102, Entrance 1AMain StreetBris­tol

Great Britain

1 July 2008

Dear Mr Smith (Дорогой мистер Смит),

I’ve got your let­ter, and I am glad to help you (Я получила ваше письмо и буду рада вам помочь). I have spo­ken with Mr Green and he said that he is free on Sun­day at 12.00 (Я поговорила с мистером Грином, он сказал, что он свободен в воскресенье в 12 часов). You can come to the restau­rant “White Owl”, I will be there wait­ing for you and him. (Вы можете прийти в ресторан «Белая сова», я буду ждать вас и его там).

My best regards to your fam­i­ly (С наилучшими пожеланиями вашей семье).Yours sin­cere­ly,Aman­da Way

Bridge-com­pa­ny

Вот такой пример ответа у нас получился. В данном письме мы рассматриваем согласие. Если же нужен отказ, то напишите о том, что вы не согласны и причину вашего отказа.

Образец делового письма на английском – правила и примеры

Какие фразы использовать в деловом письме?

Деловые послания, как и все остальные документы, требуют определенной лексики. Следовательно, в этот раздел входят деловые выражения и фразы. Поговорим о выражениях, которые обычно входят в деловое послание на английском языке. Мы хотим предложить вашему вниманию общие примеры фраз, которые помогут вам в написании бизнес корреспонденции. Примеры этих предложений для такого послания — это выражение вежливости и лаконичности.

Примеры благодарности:

  • I am writ­ing to thank you for — Пишу вам, чтобы поблагодарить вас за
  • It was very kind of you to – Было приятно с вашей стороны
  • We appre­ci­ate your kind­ness – Мы ценим вашу доброту
  • I am grate­ful for your advice/help – Я благодарен за ваш совет/помощь

Примеры извинения:

  • I apol­o­gize for – Я прошу прощения за
  • Get our apolo­gies for – Примите наши извинения за

Пример выражения удовлетворения:

  • I take plea­sure of – Я очень рад
  • We are glad that you – Мы рады, что вы

Пример просьбы:

  • Please inform me about – Пожалуйста, проинформируйте меня об
  • We kind­ly ask you to – Мы просим вас
  • Please, let me know – Пожалуйста, дайте мне знать

Как вы можете убедиться, деловая корреспонденция – это не так уж и сложно, как может показаться на первый взгляд. Дерзайте, пишите деловые письма, пробуйте, и у вас все получится!

Источник: https://englishfull.ru/delovoi/delovoe-pismo-obrazec.html

Учимся писать деловое письмо на английском — Офтоп на TJ

как писать деловое письмо на английском

Сразу оговорюсь, что данные советы основаны только на личном опыте и никак не подкреплены научными трудами. Пригодятся они только тем, кто уже знает английский хотя бы на базовом уровне и кому приходится переписываться на английском по деловым вопросам. Под деловыми вопросами понимается обычная бизнес-деятельность, но никак не составление официальных юридических документов или переписка с госорганами.

За свои четыре с небольшим года работы в Англии мне приходилось сталкиваться со множеством соотечественников, которых очень легко вычислить по шаблонным ошибкам. Опять же оговорюсь, что никто из нэйтивов не будет вас шеймить за подобные ошибки. Но если хочется сойти за своего, то этого довольно легко добиться, усвоив несколько лёгких правил.

Приветствие

Любое электронное сообщение начинается с приветствия. И здесь две самые частые ошибки, которые совершают выходцы из российских школ. Первая — употребление конструкции «Dear Mr X». Данная конструкция является правильной при написании официальных обращений, но когда вы переписываетесь по несколько раз в день с коллегой/клиентом/поставщиком, то она избыточна. Англичане в 99% случаев напишут «привет», а не «Уважаемый мистер икс».

Вторая ошибка: дословный перевод конструкции с русского языка. Таким образом «Никита, привет, как насчёт» превращается в «Nikita, hi, what about». По-правильному данное приветствие должно выглядеть как «Hi Nikita, what about». Имя собственное всегда идет после приветствия, и перед ним не ставится запятая, как в русском языке.

Это универсальная конструкция для приветствия в электронном письме. Не пишите «Dear», если только это не тендерное письмо, адресованное генеральному директору компании, с которой у вас ещё нет налаженных отношений.

Если кажется, что «hi» звучит слишком по-панибратски (что на самом деле совсем не так), то его можно заменить на «hello».

Если письмо адресовано нескольким людям одновременно, корректным обращением будет «Hi all» или просто «All».

Вступление

Если вы пишете письмо человеку, с которым не общались некоторое время, то после приветствия стоит вставить что-то типа «I hope you are doing well». К такому сложно привыкнуть тем, кто обычно сразу же переходит к делу, но стоит себя пересилить, если хочется влиться в англоговорящую среду. .

У меня нет какого-то теоретического бэкграунда на эту тему, думаю он не очень-то и нужен, стоит просто запомнить и принять. Вариаций много, например в понедельник вполне уместно написать «Hope you had a good weekend», а после летних отпусков корректно будет «I hope you enjoyed your holiday».

Мы с приятелем

Источник: https://tjournal.ru/flood/86542-uchimsya-pisat-delovoe-pismo-na-angliyskom

Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

Cодержание:

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

  • Поздравление – Congratulation Letter
  • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

 — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов. Эта книга станет вашим помощником и надежным партнером на долгое время.

Для тех, кто хочет прокачаться в деловом и бизнес английском более основательно и с упором на самостоятельность, необходимо пройти хороший . Сделать это можно онлайн, например, на сайте .

Интерактивный курс состоит из ряда видео уроков с носителем, перед прохождением каждого из которых вы знакомитесь с необходимыми словами и выражениями, во время просмотра — можете использовать субтитры, а после усвоения — закреплять новый материал с помощью домашнего задания.

Для приобретения этого курса вам нужно перейти на и выбрать из списка предложений «Деловой курс».

Если вам необходим индивидуальный подход, то специально для таких целей небезызвестная онлайн школа разработала курс , где вы поэтапно пройдете 30 уроков один на один с квалифицированным преподавателем — по Скайп. А на выходе сможете уверенно вести не только переписку, но и деловые переговоры. Подробнее о программе курса — на . Там же вы можете оставить .

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

  1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
  2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
  3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
  4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.
ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как описывать графики на английском

По стилю:

Источник: https://lizasenglish.ru/delovoj-anglijskij/osobennosti-i-tonkosti-podgotovki-delovyh-pisem-na-anglijskom-yazyke-s-primerami.html

Лайфхак: как написать деловое письмо на английском

Сотрудничество с иностранными коллегами происходит всё чаще. Кем бы вы ни работали и какую бы должность в компании не занимали – рано или поздно можете оказаться в ситуации, где обсудить рабочие процессы нужно будет на английском языке.

Сегодня возможностей для этого у современного профессионала предостаточно: электронная почта, социальные сети, мессенджеры и даже старые добрые факсы и бумажные письма.

Чтобы не прятаться за спинами коллег, свободно владеющих иностранной лексикой, и не пытаться избегать профессионального общения – познакомьтесь с ведением деловой переписки на английском и смело применяйте полученные навыки в построении карьеры и бизнеса.

Правила делового письма на английском

У таких сообщений есть довольно чёткая структура. Если запомнить её основные условия и соблюдать их в каждом последующем сообщении партнёру или коллеге – у вас не возникнет сложностей с их составлением, нужно будет только уделить внимание содержанию и грамотной подаче информации.

  1. Прежде всего, нужно оформить «шапку»:
    • В верхнем левом углу указываем ФИО отправителя, должность и название вашей компании
    • Ниже пишем ФИО получателя и/или название компании, в которую отправляется письмо.
    • Дату можно указать под этими данными или в правом верхнем углу (если письмо бумажное или позволяет электронный формат).
  2. Поздоровайтесь с адресатом, уточните, как у него дела (выразите надежду, что всё хорошо).
  3. Далее раскрываем основную причину нашего обращения:
    • Текст помещается по центру листа.
    • Красные строки не соблюдаются.
    • Сообщение желательно чётко структурировать и разбить на абзацы, чтобы получателю было легче понять суть и не пропустить важные подробности. Здесь хорошо работает правило: «один абзац – одна главная мысль».
    • Начало делового письма на английском должно содержать приветствие. Можно начать с фразы “Good day” и дальше обратиться по имени, а если заранее неизвестно, кто откликнется на ваше письмо, то самой распространённой формулировкой станет “Dear Sir or Madam”.
    • Как закончить деловое письмо на английском? Поблагодарите получателя за то, что он уделил время и прочёл ваше сообщение. Также можно написать, что вы будете ждать ответа, затем попрощаться и поставить подпись (снова укажите ваше имя, а под ним – должность в компании).

Ещё лучше со временем «накопить» несколько личных шаблонов, которые можно будет использовать и адаптировать под каждую новую задачу, внося лишь незначительные изменения.

Фразы на английском для деловой переписки

Поприветствовать

  • Dear (если известно полное имя)
  • Dear Mr/Ms/Mrs (если обращаетесь по фамилии)
  • Dear Sir or Madam (когда письмо направляется компании или отделу, и вам ещё неизвестно, кто его прочитает и будет контактировать с вами по данному вопросу) 

Начать

  • I am writing to say — Я пишу сказать вам, что
  • I am interested in — Меня интересует
  • Thank you for letting me know that – Благодарю вас за то, что сообщили о
  • I really appreciated all your help (with) — Благодарю вас за помощь (с)
  • It is very kind of you to – Очень любезно было с вашей стороны, что вы
  • I wish to express my appreciation for all your efforts – Я высоко ценю ваши старания по поводу

Завершить

  • It is estimated — Насколько можно судить
  • In addition – Кроме того / К тому же
  • In conclusion — В заключение

Попрощаться

  • Your early reply will be appreciated. — Очень жду вашего скорейшего ответа.
  • Yours faithfully/sincerely — Искренне ваш
  • My best wishes — С наилучшими пожеланиями

Источник: https://www.divelang.ru/blog/useful/layfkhak-kak-napisat-delovoe-pismo-na-angliyskom/

Готовое деловое письмо на английском языке с переводом

Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.

Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.

~ Alan W. Livingston

Как вы знаете, деловой и разговорный английский имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.

В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.

Деловые письма на английском с переводом

В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.

Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них

Письмо-поздравление (Letter of Congratulation)

Письмо-поздравление часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.

Пример письма-поздравления на английскомПеревод на русский
Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley 9034 Canyon Street San Francisco, California USA, 90345 October 01, 2015 Dear Mr Stanley, October, 02 will be a remarkable day of your 10th anniversary as a member of Hoverny Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make in our company success and wish to congratulate you upon your 10th anniversary. With respect, John Lewis, General Manager

Источник: https://ienglish.ru/blog/business-angliiskiy-po-skype/delovaia-perepiska-na-angliiskom/delovoe-pismo-na-angliyskom-s-perevodom

Как написать деловое письмо на английском — ОТУК

О телефонном этикете мы уже писали, а сегодня расскажем вам об основных рекомендациях по написанию делового письма на английском.

Если в крупных компаниях такое взаимодействие осуществляется в основном через бюро переводов или аналогичные отделы, то в меньших по размеру организациях переписываться с иностранцами придется, скорее всего, ответственному по конкретному вопросу сотруднику. Это касается как электронной, так и классической «бумажной» переписки. В основных моментах они схожи, но есть и некоторые различия. Для обоих вариантов важны следующие качества:

  • краткость,
  • ясное представление темы,
  • профессиональный язык (свободное, но умеренное использование терминов, отсутствие фамильярностей и т.д.),
  • четкая структура.

Правила составления классического делового письма на английском

Каждое деловое письмо должно состоять из нескольких частей:

Адреса. Ваш адрес (если письмо пишется не на фирменном бланке организации, содержащем необходимую информацию) должен всегда располагаться в правом верхнем углу листа. Адрес получателя – под ним, но слева.

Дата. Датировать письмо можно в одном из двух мест – под вашим адресом или адресом получателя. Для обозначения месяца лучше используйте буквы, так как, например, в США 2/12/2013 будет значить 12 февраля 2013 года, в то время как в Европе – 2 декабря 2013 года. Еще один совет: не используйте предлог of и артикль the при указании даты: неверно — the 12th of February 2013, верно – 12th February 2013.

Обращение. Как вы будете называть своего адресата, зависит от ваших с ним отношений. Хорошо знакомому коллеге вы можете написать Dear Peter, однако такому человеку вы вряд ли будете писать письмо на бумаге.

Нейтральным считается обращение Dear Mr Smith/ Dear Colleague. К женщине можно обратиться Dear Mrs/Miss Smith в зависимости от того, замужем она или нет, если вы не знаете наверняка, используйте Ms.

Если вы не знаете, кому попадет ваше послание, напишите Dear Sir or Madam.

Заголовок. Всегда лучше озаглавливать письмо – это помогает получателю сразу понять о чем оно. Заголовок или тема письма должна быть указана коротко и выражать основной посыл. Ее нужно указывать прямо под обращением и выделять жирным шрифтом или подчеркиванием.

Основная часть. Старайтесь еще до написания письма выделить все основные мысли, а во время письма развивать каждую в своем абзаце. Это сделает текст более четким, будет способствовать его адекватному восприятию.

Прощание. Заключительная фраза зависит от того, какое обращение вы использовали. Если в начале письма было Dear Sir or Madam, в конце должно быть Yours faithfully. Если вы писали человеку, которого знаете, например, Dear Mr Smith, употребите в конце Yours sincerely.

Подпись. Напишите свое имя вместе с этикетной формой, которую вы хотите видеть при обращении к вам. Например, Mrs Anna Kudrina.

Электронная деловая переписка

Стиль электронного делового письма может быть немного более свободным, чем классического. Так, например, при обращении к кому-то за пределами вашей компании, лучше использовать те же формулы, что и для бумажной переписки, а если вы пишите своему коллеге, помимо Dear Peter, вы можете использовать Hello Peter. В качестве заключительной фразы в электронном деловом письме может быть

Источник: https://onlineteachersuk.com/ru/kak-napisat-delovoe-pismo-na-anglijskom/

Деловое письмо на английском

Содержимое страницы:

Деловое письмо на английском языке должно быть кратким и простым, как любое деловое послание. Не стоит беспокоиться, что ваши знания английского языка недостаточны для написания письма. Эффективное письмо в бизнесе использует короткие, простые предложения и простую лексику.
Чем проще написано, тем легче читать.

Приветствие в деловом письме на английском языке

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

Если вы не знаете имя человека и не можете найти эту информацию, вы можете написать: TO WHOM IT MAY CONCERN: (Для того, кого это может касаться).После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке).Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Вот некоторые обращения:

 

  • Уважаемый господин Хансон
  • Уважаемая госпожа Хансон
  • Уважаемые дамы
  • Уважаемые господа
  • Уважаемые дамы
  • Уважаемые дамы и господа
  • Господа!
  • Уважаемый клиент
  • Dear Mr Hanson
  • Dear Ms Hanson
  • Dear Sir
  • Dear Sirs
  • Dear Madam
  • Dear Sir or Madam
  • Gentlemen
  • Daer Customer

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.

После короткого вступления в первом абзатце формулируется основнная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях.

Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения. Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Используйте разговорный язык, задавайте простые и прямые вопросы.

Очень важен вежливый тон письма.
Пишите от своего лица (т.е. используйте местоимение «Я»). Не используйте «Мы», чтобы не вводить в заблуждение получателя послания. Ему будет непонятно, кто это «Мы».

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание.

Стиль делового письма

При написании делового письма на английском языке используйте формальный стиль письма:

  • старайтесь не использовать восклицательные знаки и скобки, эти знаки чаще всего используют в неформальных, дружеских письмах,

Источник: http://english-letter.ru/delovoe_pismo_na_angliyskom

Как написать деловое письмо на английском, чтобы произвести хорошее впечатление

Форма, а также содержание любого письма определяются его характером, целью и тем, к кому вы обращаетесь. Принято подразделять письма на деловые и личные. Они имеют единую структуру, однако деловое письмо должно удовлетворять некоторым требованиям, нарушение которых недопустимо в бизнес-среде. В данной статье мы разберемся, как написать деловое письмо на английском, чтобы оно соответствовало всем правилам делового общения.

Общие правила, как написать деловое письмо на английском языке

Составляя деловое письмо, стремитесь к тому, чтобы оно не походило на обычное персональное послание. Для этого строго придерживайтесь общепринятых правил и норм делового письма. Безукоризненность во всех смыслах — вот основная черта деловой переписки. Любое малейшее отступление от принятых правил может привести к тому, что деловое письмо утратит свою силу.

Главные отличительные свойства делового письма — это его структурированность и наличие разнообразных реквизитов, ясность, лаконичность, соблюдение логической последовательности, официальный стиль, сдержанность, смысловая завершенность, стандартизированность.

В деловом письме не должны присутствовать просторечия, жаргон, модальные глаголы, междометия.

Официально-деловой стиль помогает выразить непредвзятое мнение человека по какому-либо вопросу, показывает логичность текста, который не содержит в себе эмоциональной оценки и является объективным.

Как написать деловое письмо на английском языке правильно? Прежде всего, необходимо обеспечить смысловую точность используемых фраз. Чтобы не допустить появление двусмысленности, стоит использовать в официально-деловых документах речевые фразы-клише.

Многолетняя практика послужила образованию множества общепринятых фраз-клише, которые способствуют написанию лаконичных деловых писем. Благодаря им вы напишите деловое письмо гораздо быстрее, и вам не потребуется затрачивать время на поиск верных и подходящих фраз.

Используйте устоявшиеся выражения, составление делового письма по аналогии сильно упростит вашу задачу.

Существует ряд правил, соблюдая которые вы сможете написать деловое письмо на английском:

  1. Текст должен подразделяться на абзацы (без красной строки).

  2. Имя отправителя, а также наименование организации, ее контактные данные располагаются в верхнем углу справа страницы.

  3. Затем прописывается имя адресата, а также наименование фирмы, в которую вы отправляете деловое письмо, ее контактные данные (с новой строки).

  4. Опустившись на 3 строчки вниз страницы, пропишите дату отправления письма (можно указать дату также и в верхнем правом углу страницы).

  5. Текст делового письма размещается посередине.

  6. Основная мысль письма должна начинаться с фразы, указывающей на цель составления письма, например: «I am writing to you to ».

  7. Завершается письмо выражением благодарности: «Thank you for your prompt help», а также словами: «Yours sincerely,», когда автор письма знает имя адресата, и фразой: «Yours faithfully», если имя адресата неизвестно.

  8. Опустившись на 4 строки вниз, укажите имя отправителя, а также занимаемую должность.

  9. Свою личную подпись отправитель может поставить между приветствием и именем.

Читайте материал по теме: Методика изучения английского языка: какую выбрать

Как написать деловое письмо на английском языке: структура письма

Чтобы написать деловое письмо на английском, вам необходимо изучить структуру стандартного делового письма, состоящую из фраз-клише. Текст делового письма в английском всегда строго подразделяется на смысловые абзацы, а красная строка не используется. Чаще всего деловое английское письмо пишется на фирменном бланке, где уже прописаны реквизиты компании-отправителя, стоит её эмблема, логотип, полное наименование, указаны контактные данные, банковские реквизиты.

Для наглядности приведем стандартную структуру делового письма на английском:

Источник: https://www.englishpatient.org/articles/napisat-delovoe-pismo-na-anglijskom

Виды деловых писем

Деловые письма бывают разные. И для каждого характерны свои выражения и конструкции.

Letter of complaint (письмо-жалоба)

Письмо-жалобу составляют при недовольстве качеством товара или сервиса.

Такое письмо несет главные функции:

  • выражает жесткую позицию,
  • при этом остается вежливым,
  • четко указывает, что вы хотите в качестве компенсации.

A covering letter for your job application = letter of application (сопроводительное письмо)

Обязательное дополнение к любому резюме. Оно повысит шансы на успех, если вы грамотно обоснуете свою заинтересованность.

Cold contact cover letter (холодное сопроводительное письмо)

Особый вид сопроводительного письма к резюме. Для таких компаний, которые не объявляли о вакансиях. Они вас не ждут, а может просто еще не знают, что вы им нужны, спросить никто не запрещает.

Inquiry letter (письмо-запрос информации)

Такое письмо используются для запроса дополнительной информации. В сообщении вы описываете, что нужно и аргументируете, для каких целей.

Letter of Recommendation (рекомендательное письмо)

Потенциальные работодатели часто запрашивают у соискателей рекомендательные письма перед наймом. Обычно это описание ваших отношений от предыдущего руководителя или наставника.

Invitation letter (Письмо-приглашение)

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как пройти собеседование на английском языке

Здесь все просто, вы сообщаете о мероприятии заранее.

Функции такого письма:

  • Информирование,
  • Подтверждение участия.

Оно может быть официальным или неофициальным, на бумаге, электронном носителе и даже в устной форме.

Пригласительные письма часто необходимы, когда вы подаете заявление на визу.

Letter of rejection (письмо-отказ)

Правилом хорошего тона считается писать письма и в случае отказа. Такое сообщение может поддержать интерес и позволит выстроить партнерские отношения в перспективе.

Letters of Resignation (заявление об увольнении)

Это сообщение работника непосредственному руководителю с датой последнего рабочего дня. Часто оно содержит причины такого решения, но это не является обязательным.

Thank you letter (письмо-благодарность)

Даже краткие письма-благодарности — отличный способ построить хорошие отношения как в бизнесе, так и в личной жизни.

Как оформить деловое письмо

Это важный момент, которым не стоит пренебрегать. Ошибки часто трактуют как неуважение к получателю. Разберем, как правильно написать деловое письмо по-английски.

Основные принципы оформления:

1. Деление на абзацы

Деловое письмо — не бесконечная простынь. Иначе цель сообщения — быть понятым, не будет достигнута.

Правило простое: один абзац — одна мысль. Сам абзац начинается без отступа слева, между двумя абзацами остается пустая строка.

2. Отказ от сокращений

В бизнес-переписке не допускается использовать сокращенные формы. Например, I’m writing to introduce myself Сокращение “I’m” использовать нельзя. Правильно будет написать I am writing to introduce myself

3. Эмоциональная нейтральность

В деловых письмах не стоит использовать эмоционально окрашенные идиоматические выражения и фразовые глаголы.

4. Краткость

Не стоит “лить воду”, пытаясь добавить веса письму, если вы не знаете, как составить деловое письмо. В мире бизнеса крайне ценится время, на прочтение имейла никто не потратит больше минуты.

В идеале письмо не должно занимать больше половины страницы с учетом деления на абзацы, вступительной и завершающие фраз.

5. Вежливость

Даже если в письме вы обозначаете крайнее недовольство и угрожаете судебным процессом, вы должны оставаться вежливым. Лучше использовать пассивные конструкции (так вы смягчаете удар, как бы оправдывая действия адресата обстоятельствами) и обороты, типа “как мне кажется”, “если я не ошибаюсь”, “я вынужден”.

Структура официального письма

Вне зависимости от типа все деловые письма имеют одинаковую структуру:

  • контактные данные отправителя
  • дата
  • контактные данные адресата
  • обращение
  • тело письма
  • завершающая фраза
  • подпись

Разберем каждую часть письма более подробно.

Контактные данные отправителя

Контактные данные отправителя обычно помещается в правом верхнем углу страницы. Они должны быть полными и точными в том случае, если получатель письма желает связаться с отправителем для дальнейшего общения. Лучше указать следующую информацию:

  • имя
  • вашу должность
  • организацию, которую представляете
  • ваш адрес
  • номер телефона
  • электронный адрес

Дата

Дата указываете под контактными данными отправителя в правом верхнем углу. Это дата отправления письма.

Контактные данные адресата

Контактные данные адресата указываются в левом углу, отступив строчку от даты. Здесь указываем:

  • имя адресата
  • должность
  • название компании
  • адрес компании

Приветствие

Здесь вы приветствуете человека, которому адресуете письмо. Имейте в виду, что это официальное письмо, поэтому приветствие должно быть уважительным и не слишком личным.

Общие приветствия для официальной переписки — “Sir” или “Madam”. Если вы знаете имя человека, можно написать “Mr. XYZ” or “Ms. ABC”. Но помните, что вы не можете обращаться только по имени. Это должно быть полное имя или только фамилия. Если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь, используйте фразу «To Whom It May Concern».

Тело письма

В этом разделе излагается основное содержание письма. Тело письма делится на 2-3 абзаца. Но цель вашего сообщения должна быть понятна сразу.

Завершающая фраза

Завершить письмо следует короткой фразой типа “Yours Faithfully” или “Yours Sincerely”. Завершающая фраза пишется на правой стороне листа.

Подпись

Любое письмо должно быть подписано. Ваше имя следует указать слева под завершающей фразой.

Примеры официальных писем

Ниже вы можете найти образцы деловых писем. (примеры вставляем скриншотами, я даю ссылку, откуда взять)

Letter of complaint (письмо-жалоба)

Источник: https://onlylingua.com/blogs/english/delovoe-pismo-na-anglijskom

Деловое письмо на английском языке: как написать, фразы, примеры

  1. Структура письма
    1. Начало письма
    2. «Тело» письма
    3. Конец письма
  2. Примеры писем по видам
    1. Письмо о сотрудничестве
    2. Письмо напоминание
    3. Письмо извинение
    4. Письмо просьба
    5. Письмо благодарность
  3. Как написать ответ

, , What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.

В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?

  • Вы пишете своему англоговорящему боссу;
  • новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
  • коллеге из-за рубежа;
  • вашему профессору или учителю английского;
  • hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.

В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками. 

В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.

Структура письма

В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо. 

Вот примерный формат:

I am writing to introduce myself ___ . Пишу, чтобы представиться .
I received your contact information from ____ and I am writing to introduce myself because ___ . Я получил ваши контактные данные от и пишу, чтобы представиться  .
I read/heard about your company in _____ and would to introduce myself because __ . Я читал/слышал о вашей компании от и хотел бы представиться, потому что.. .
As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ . Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что .
In response to your request for ___. В ответ на ваш запрос.
Thank you for your letter/phone call/email regarding ___. Благодарим за ваше письмо/звонок/email.

Начало письма

Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

Hello, {first name} .

Good morning/Good afternoon, {first name} .

Dear {first name} .

Hi {first name} . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

Dear, {job title} . Уважаемый, {название должности},..

To whom it may concern, До востребования.

В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

Фразовые клише для начала письма

I am writing to introduce myself ___ . Пишу, чтобы представиться .
I received your contact information from ____ and I am writing to introduce myself because ___ . Я получил ваши контактные данные от и пишу, чтобы представиться  .
I read/heard about your company in _____ and would to introduce myself because __ . Я читал/слышал о вашей компании от и хотел бы представиться, потому что.. .
As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ . Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что .
In response to your request for ___. В ответ на ваш запрос.
Thank you for your letter/phone call/email regarding ___. Благодарим за ваше письмо/звонок/email.

«Тело» письма

В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

Фразовые клише

Our new product/service will be released next month and we are excited to share with you ___ . Наш новый продукт/услуга будет представлен в следующем месяце и мы рады поделиться с вами .
I’d to include a quick story of how [product/service] helped [another company] to ___ . Я бы хотел поделиться короткой историй, как продукт/услуга помог {название другой компании} .
If you’d to test this service, I would be happy to work with you and provide you with an overview. Just contact me at _____. Если вы хотите воспользоваться услугой, я буду рад сотрудничеству с вами и предоставлю для вас обзор. Просто свяжитесь со мной .
After much consideration, we have decided to ___. После долгих размышлений мы решили .

Конец письма

Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

Фразовые клише для прощания

Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество.
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать.
Regards/Kind regards/Sincerely

Источник: https://www.study.ru/article/delovoy-angliyskiy/delovoe-pismo-na-angliyskom

Деловая переписка на английском: как правильно писать бизнес-письма

Деловая переписка – это не только способ обмениваться информацией, но и отличный механизм создания и поддержания репутации. Грамотное ведение корреспонденции является показателем высокой компетентности сотрудников и создает положительный образ компании. 

При общении с иностранными партнерами умение вести бизнес-переписку приобретает особое значение, так как в данных случаях письма являются основным способом коммуникации. Поэтому сегодня мы расскажем о том, как правильно стилистически, лексически и психологически вести деловую переписку на английском языке.

Общие требования оформления делового письма

Начиная новый абзац, не пишите с красной строки: письмо должно выглядеть строго вертикаль, и каждая следующая строка должна начинаться там же, где и предыдущая. Деловое письмо на английском имеет четкую смысловую структуру.

Обращение

Как и любое другое, официальное письмо начинается с обращения. После обращения должна стоять запятая, а следующее предложение должно начинаться с нового абзаца. Формулировка обращения зависит от того, общались ли вы с адресатом ранее. – Dear Sirs – To whom it may concern

Эти фразы употребляется в случаях, если вы обращаетесь к компании в целом.

– Dear Sir / Madam
Обращения для тех случаев, если вы не знаете ни имени, ни должности адресата, и вам известен только пол. Если вы не знаете и пол, то лучше написать Dear Sir.

– Dear Editor / Publisher / Professor 
Вам известна должность адресата.

– Dear Mr / Miss / Mrs / Ms (фамилия)
Если вам известно имя адресата. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs), употребляйте нейтральное Ms.

– Dear (имя)
По имени можно обратиться, если у вас уже налажен контакт с адресатом.

Вступление

Для начала определитесь, от чьего лица вы составляете письмо. Обращаясь от себя лично, пишите «I», а от лица компании – «we». Если вы уже имели контакт с человеком ранее, вежливым тоном будет добавить вступительную фразу. – Hope you are well! – It was a delight meeting you at the conference last month. – I hope you are enjoying your business trip. – Congratulations on your promotion.

– Hope everything is fine on your side.

Для продолжения переписки подойдут следующие фразы: – Thank you for your prompt response. – Thank you for your message. – Thank you for your e-mail of the 21st of October. – With reference to your last phone call.

– Further to our conversation / telephone talk

Основное содержание письма

Чтобы перейти к сути дела, воспользуйтесь одной из вводных фраз: – I am writing to enquire about/ to apologize for / in connection with / in reference to / to get more details about / to explain / to enquire about – I apologize for – I confirm that – I would to clarify

– I kindly ask you to

Четко и ясно изложите цель вашего письма. Постарайтесь создать благоприятный деловой тон, но остерегайтесь при этом избыточной официальности. Если тема письма касается неприятных моментов, например, задолженности или нарушения сроков, сохраняйте дипломатичность.

Например, прямое обвинение можно всегда заменить на тактичное замечание. Сравните: «Because you have refused to pay» и: «Unfortunately, balance on your account is not enough to» Будьте любезны и внимательны к адресату для сохранения перспективы сотрудничества.

 

Многократное употребление конструкций, начинающихся c «I» или «we», как и частое упоминание названия вашей фирмы – не лучшая идея. Помните, что ваше письмо ориентировано на его получателя, и постарайтесь уделить внимание именно ему. Вот некоторые устойчивые фразы, которые помогут вам в формулировке мыслей: – In accordance with the terms of our agreement – In conformity with your instruction we – Kindly note that – From the documents which I am enclosing

– In view of the above said

Завершение

Источник: http://m.efl-study.ru/blog/detail/delovaya-perepiska-na-angliyskom-kak-pravilno-stilisticheski-leksicheski-i-psikhologicheski-pisat-bi/

Деловое письмо на английском: правила написания в бумажном и электронном виде

Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e‑mail на английском языке.

Структура бумажного письма

Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:

Образец структуры делового письма

Адрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.

Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.

Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.

Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.

Тема письма: как и e‑mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.

Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.

Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.

Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.

Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.

Как написать приветствие

Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия. Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией. В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:

  • Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
  • Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».
ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как получить сертификат по английскому языку

Как написать заключение

Есть несколько способов закончить письмо:

  • Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
  • Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
  • Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.

Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.

Правила написания электронных писем

Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.

Обязательные пункты в электронном письме:

Ваш e‑mail адрес

Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.

Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e‑mail адреса: имя.фамилия.@emailprovider.com

Тема

В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.

Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.

Приветствие

Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.

Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.

Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».

В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».

Подпись

Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.

Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:

– Best wishes,

– Kind regards,

– Best regards,

– All the best,

– Thanks,

– Many thanks,

Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.

Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.

Правила хорошего тона

Ещё 4 совета по написанию официального письма:

  • Не используйте разговорную лексику и сленг.
  • Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
  • Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
  • При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи Источник: https://blog.teachmeplease.ru/posts/delovoe-pismo-na-angliyskom

    Деловое письмо на английском языке

    В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

    Образец делового письма на английском языке

    15 October 2008Mr James Hilton General Manager JMK Co Ltd 34 Wood Lane LondonGreat Britain WC2 5TРDear James2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.This intensive, practical conference for businessmen aims to:

    • increase your business productivity
    • enable networking with business partners

    The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

    If you would to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

    I look forward to seeing you again at this exciting conference.

    Yours sincerely

    John Smith
    Conference Secretary

    Дата

    Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

    Пример

    12 June 2005

    В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

    Адрес

    Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

    Специальные пометки

    Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

    Приветствие

    Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

    Заголовок

    Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

    Концовка

    Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

    Примеры

    Dear Sir Dear Sirs Dear MadamDear Sir or Madam Yours faithfully
    Dear Mr Jackson Dear Mrs Tang Dear JaneDear Tom Yours sincerely

    Имя отправителя и должность

    После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв.

    Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина.

    Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

    Вложения

    Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

    Как написать деловое письмо

    С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.

    Деловые письма все разные и очень важно понимать, в какой ситуации следует использовать тот или иной шаблон. К тому же оформление делового письма на русском отличается от такого же на английском и нужно уметь правильно составлять его на обоих языках.

    В этой статье мы расскажем, как правильно писать деловое письмо на русском и английском языках.

    Что такое деловое письмо

    Деловые письма используются организациями для коммерческих целей. Например, деловая сделка, жалоба, предупреждение, уведомление, приглашение, декларация, информация, извинения и другие корпоративные вопросы. В деловом письме используется официальный язык и определенный формат.

    Не только профессиональные письма организации являются деловыми. Физическое лицо тоже может написать деловое письмо, например, сопроводительное письмо, заявление или другие официальные документы.

    Вот несколько примеров пар отправителей и получателей:

    • бизнес – бизнес
    • бизнес – клиент
    • соискатель – компания
    • бизнес – государственная организация
    • работодатель – работник
    • сотрудник – сотрудник

    Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.

    цель делового письма – информация. В таких письмах не допускаются неформальные обороты и выражения с неоднозначным смыслом.

    Особенности деловых писем:

    • Подчеркнутая официальность
    • Адресность – наличие отправителя и получателя
    • Стандартная деловая речь
    • Тематическая ограниченность
    • Нейтральный тон изложения
    • Точность, исключающая недопонимание фактов
    • Лаконичность

    Научиться писать деловые письма не сложно, достаточно один раз запомнить структуру и основные правила. Однако, не стоит забывать о том, что с развитием технологий и переходом на email правила немного меняются. Поэтому важно знать, как писать деловые письма по электронной почте и на бумаге.

    Различия между электронным и обычным письмом

    В большинстве случаев для деловых писем сейчас используется электронная почта, но иногда приходится иметь дело и с бумажными письмами. Чтобы быть уверенным в том, как оформлять каждый из вариантов, рассмотрим подробнее, чем они отличаются.

    В электронном письме редко используется классическая шапка, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. Для email характерна меньшая официальность. Тип послания чаще всего указывается прямо в теме. Но это не значит, что деловое письмо, полученное не на бумаге, а в электронном варианте имеет меньшее значение. На официальных бумажных письмах желательна подпись автора, в электронных достаточно указание ФИО и должности в конце.

    Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже. Разобраться, как в современном мире писать деловые письма поможет книга “Новые правила деловой переписки” Сарычевой и Ильяхова.

    Классификация деловых писем

    Не существует единой классификации деловых писем. Их очень много и для каждой сферы деятельности регулярно будут использоваться разные типы. Например, рекрутеры чаще всего пишут ответ на резюме, а сотрудник банка – запросы.

    Абсолютно все типы деловых писем можно поделить на два функциональных типа:

    1. Требующие ответа – вопрос, просьба, обращение, предложение.
    2. Не требующие ответа – приглашение, напоминание, предупреждение.

    Основные типы деловых писем:

    • Подтверждение. Этот тип писем иначе известен, как письмо-квитанция и значит не более, чем просто подтверждение. Такое письмо является юридическим документом и доказательством чего-либо, например, оплаты покупки.
    • Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном.

      Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным. Такие письма обычно являются ответом на жалобу.

    • Благодарность. Эти письма отправляются с целью выразить признательность и сказать “спасибо”.
    • Жалоба. Эти письма отправляются, если кто-то остался недоволен чьими-то услугами или даже поведением.

      Правильно оформленная жалоба должна обязательно рассматриваться и приводить к решению проблемы.

    • Сопроводительное. Такие письма обычно являются откликом на вакансию. Автор выражает желание работать в компании и прикладывает к нему резюме.
    • Запрос. Этот тип письма предназначен для получения определенной информации от адресата.
    • Рекомендация. Такие письма содержат информацию о кандидате и его успехах на предыдущем месте работы.

      Обычно его отправляет отдел кадров с прошлого места работы, чтобы подтвердить компетентность кандидата для принятия на новую должность.

    • Увольнение. Официальное уведомление, которое сопровождает увольнение кого-либо из сотрудников.
    • Отказ на резюме. В таком письме работодатель сообщает потенциальному кандидату, что пока не готов принять его на работу.

    Конечно, помимо этих типов, существуют еще десятки разновидностей деловых писем.

    Они предназначены для решения разных задач, но имеют похожую структуру и официальный тон.

    Структура делового письма

    Первое, с чего стоит начать, если вы хотите научиться писать письма в деловом стиле – изучение структуры. Поскольку она типична для большинства документов, это значительно облегчает дальнейшую работу над письмом.

    Деловое письмо состоит из трех частей: вводной, констатирующей и заключающей.

    Вводная часть

    Начать писать деловое письмо следует с вводной части, которая включает в себя информацию об адресате и отправителе, тип письма, приветствие и лид-абзац. Из вводной части должно быть понятно к кому и зачем вы обращаетесь.

    Основная часть

    В основной части необходимо более подробно описать ситуацию, с которой вы обращаетесь или на которую отвечаете. Например, привести аргументы, сообщить о решении вопроса или о том, что вы делаете для его решения.

    Помните, что каждое предложение должно быть логически связано с предыдущим. Если это простой запрос или заявление, не стоит слишком подробно расписывать ситуацию. Укажите только самое важное и ограничьтесь тремя – четырьмя предложениями.

    Заключение

    В конце делового письма вы подводите итог своего письма в виде выводов или предложений по решению проблем, прощаетесь, указываете свое имя и должность. Допускается использование постскриптума, но только если это обоснованно.

    Как написать деловое письмо на английском

    Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

    При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным. Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

    Каких формулировок стоит избегать:

    • Сокращений
    • Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
    • Эмоционально окрашенных слов

    Структура делового письма в английском языке

    Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

    Контактная информация

    Имя ФамилияВаш номер телефонаВаш адрес электронной почты Дата Anna Robins+0000000

    [email protected]

    January 11, 2005

    Вежливое приветствие

    Если вы не знаете имя собеседника Dear Sir – для мужчины
    Dear Madam – для женщины
    Если знаете имя Dear Mr John – для мужчины
    Dear Ms Jane – для женщины
    Если у адресата есть ученое звание используйте его Dear Dr. Snow
    Dear Prof. Black

    Конструкции для разного типа писем

    В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

    Письмо-жалоба

    Я пишу, чтобы пожаловаться на I am writing to complain about
    Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к I am writing to draw your attention to
    Я недавно купил в вашей компании. I recently purchased from your company.
    Я хотел бы получить полный возврат средств. I suggest that I get a full refund.
    Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги. I would be grateful if you could give me a refund
    Я с нетерпением жду ответа.

    I look forward to receiving a prompt reply.

    Письмо-запрос

    Я пишу, чтобы узнать о I am writing to inquire about
    Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о Would you be kind enough to provide me with some information about
    Буду признателен, если вы поможете мне узнать I would appreciate if you could help me find out
    Не могли бы вы сказать мне, если Could you tell me whether
    Мне также было бы интересно I would also be interested in

    Сопроводительное письмо

    Я пишу, чтобы подать заявку на должность

    Источник: https://hurma.work/rf/blog/kak-napisat-delovoe-pismo-2/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
English House