Как писать официальное письмо на английском

Как написать письмо на английском: инфографика

как писать официальное письмо на английском

Прежде чем начинать составлять письмо или e-mail на английском, нужно определиться со стилем, т.е. нужно знать, кому мы пишем: другу, сотруднику или в отдел компании или заведения. От этого зависит структура вашего письма и та лексика, те обращения, которые вы будете использовать при его написании.

Инфографика поможет вам структурировать всю изложенную ниже  информацию на тему как написать письмо или e-mail на английском правильно и грамотно.

Определяем адресата

Итак, как я уже сказала, сначала нужно определиться с получателем. Письма личного характера, неформального стиля могут содержать разговорные, повседневные фразы и сокращения на английском.

В свою очередь письма официального характера не должны содержать разного рода сленгизмы или сокращения, поскольку мы пишем незнакомому человеку, да еще и по делу. Официальное письмо должно быть максимально лаконичным, кратким и грамотным. Особенно если это сопроводительное письмо (вы отправляете свое резюме на вакансию в какую-то компанию), поскольку оно показывает насколько вы образованный и воспитанный человек.

Структура письма

Относительно структуры письма нужно помнить следующее. Письмо начинаем с обращения (если пишем незнакомому человеку или в организацию, то обязательно с частичкой Mr, Mrs и т.д.). Далее указываем цель письма, коротко говорим о теме содержимого.

В основной части излагаем всю главную информацию, идею, которую хотим донести. Желательно разделять основную часть письма на небольшие абзацы – это значительно упрощает процесс чтения вашего послания.

После этого пишем заключительную часть, указываем, что мы ждем от адресата, когда хотим чтобы он нам ответил, и всю дополнительную информацию, которую не указали в основной части письма.

Заканчиваем послание прощальной фразой. Ставим дату, имя и подпись. Готово!

Английские фразы, которые пригодятся в написании письма или e-mail

А теперь перейдем непосредственно к фразам и обращениям, которые стоит использовать при написании письма на английском.

Официальное (деловое) письмо

Вступительные фразы: Dear Mr / Mrs + фамилия; Dear Sir / Madam

Основная часть:

  • Thank you for your letter / e-mail about
  • Many thanks for your letter / e-mail.
  • I am writing to request information about / inform you about / complain about, apologize for
  • I am writing with reference to your letter.
  • I would to offer congratulations on
  • Let me congratulate you on

Заключительная часть:

  • I look forward to hear from you without delay.
  • I look forward to meeting you.
  • I hope to hear from you at your earliest convenience.

Прощальные фразы:

  • Если вы начинали письмо с «Dear Sir / Madam» – закончите послание фразой «Yours faithfully».
  • Если использовали в начале «Dear Mr / Mrs» – в конце пишите «Yours sincerely».
  • В остальных случаях – «Regards / Best regards / Kind regards».

Неофициальное (личное, дружеское) письмо

Вступительные фразы:

  • Hello / Hi + имя
  • Dear + имя
  • Hi there!

Основная часть:

  • Thanks for your letter /e-mail.
  • Thanks for writing to me.
  • It was great to hear from you again.
  • I’m writing to tell you about
  • Guess what?
  • How are things with you? / What’s up? / How are you? / How was your holiday?
  • I’m sorry I haven’t written for a while

Заключительная часть:

  • Hope to hear from you soon.
  • Looking forward to seeing / hearing from you.

Источник: https://preply.com/blog/2015/12/01/kak-napisat-pismo-na-anglijskom-infografika/

Деловое письмо на английском – примеры фраз вступления и окончания

как писать официальное письмо на английском

В этом уроке мы рассмотрим примеры важных фраз, которые необходимы при написании деловых писем и e-mail на английском, таких как Yours faithfully и Yours sincerely, Dear Sir, Dear Madam и другие.

Вы знаете насколько важно хорошее владение английским в международной бизнес среде. Если Вы работаете в компании, которая ведет бизнес за рубежом, Вам, вероятно, требуется много писать и читать на английском. Написание деловых писем, как и устное общение, является важным средством коммуникации. При написание деловых писем на английском и электронных писем Вам нужны навыки, чтобы хорошо выражать свои мысли и с правильной степенью формальности.

Для начала, мы подготовили некоторые примеры стандартных фраз:

10 примеров фраз вступления в деловом письме

Нам необходимы фразы вступления:
для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания, как мы узнали о нашем получателе; сказать почему пишем письмо и т.д.

  • With reference to your letter of 7 September, I .
  • I am writing to enquire about .
  • After having seen your advertisement in , I would .
  • After having received your address from , I .
  • I received your address from and would .
  • We/I recently wrote to you about .
  • Thank you for your letter of 3 November.
  • Thank you for your letter regarding .
  • Thank you for your letter/e-mail about .
  • In reply to your letter of 2 June, .

10 примеров фраз окончания в деловом письме

Нам необходимы фразы окончания:
Для ссылки на последующие события; повторной просьбе прощения; предложения помощи и т.д.

  • If you require any further information, feel free to contact me.
  • I look forward to your reply.
  • I look forward to hearing from you.
  • I look forward to seeing you.
  • Please advise as necessary.
  • We look forward to a successful working relationship in the future.
  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
  • Once again, I apologise for any inconvenience.
  • We hope that we may continue to rely on your valued custom.
  • I would appreciate your immediate attention to this matter.

’Yours faithfully’ or ‘Yours sincerely’ в деловом письме?

Когда Вы не знаете имя получателя:

  • Dear Sir Yours faithfully
  • Dear Madam Yours faithfully
  • Dear Sir or Madam Yours faithfully

Когда Вы знаете имя получателя:

  • Dear Mr Thomson Yours sincerely
  • Dear Mrs Thomson Yours sincerely
  • Dear Miss Thomson Yours sincerely
  • Dear Ms Thomson Yours sincerely

Когда Вы пишете хорошему другу или коллеге:

  • Dear John Best wishes/Best regards

Когда письмо адресовано целому отделу или многим получателям:

  • Dear Sirs Yours faithfully

Источник: https://businessenglish.kiev.ua/englishlessons/1918

Письмо на английском языке: примеры, как писать (личное, деловое, резюме, готовые письма как образец)Текст

как писать официальное письмо на английском

Почти все из нас любят получать письма, но редко кто любит отвечать на них, тем более, если письмо надо написать на иностранном языке. Письма, однако, жизненно необходимы. Они дают нам возможность обрести новых друзей и не порывать связей со старыми.

Данная книга представляет собой собрание образцов обычных, повседневных писем на английском языке, точнее, на его современном американском варианте. Каждое письмо дается с переводом на русский язык.

Потребность в такого рода пособии несомненна, особенно в связи с теми кардинальными изменениями в общественной жизни, которые произошли в нашей стране за последние годы. Переписка с иностранцами стала обыденным, естественным делом для многих.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как писать жалобу на английском

С другой стороны, известно, как трудно бывает написать даже простое письмо на иностранном языке, несмотря на более или менее длительное изучение языка в школе и в институте. Письма – это особый жанр, требующий довольно хорошего знания того языка, на котором они пишутся.

В большинстве своем приводимые письма – это, естественно, письма русских к англоязычным корреспондентам. Однако иногда приводятся н письма иностранцев к русским, с тем чтобы предоставить читателю возможность научиться правильно читать письма, написанные на английском языке.

Итак, перед вами книга писем на английском языке на многие обыденные, житейские темы, или, как сказано в заглавии, «на все случаи жизни».

Вовсе не обязательно копировать слово в слово то или иное письмо этой книги. Можно и нужно что-то переделывать, что-то опускать. Тем не менее образцы, приведенные здесь, во многом помогут вам составить письмо практически для любой ситуации.

Книга состоит из трех частей.

Первая часть, Введение, посвящена этикету написания письма. В ней даны необходимые правила составления писем на английском языке, а также некоторые правила английской пунктуации и орфографии.

Вторая часть книги включает непосредственно образцы английских писем с переводом на русский язык.

Третья часть. Приложение, носит справочный характер и состоит из различного рода дополнительных материалов, которые так или иначе пригодятся вам при написании писем.

Итак, желаем удачи!

ВВЕДЕНИЕ

Письма, которые вы пишете, – это ваше лицо, ваша визитная карточка, которая может рассказать получателю очень и очень многое о вас. Именно поэтому необходимо с самого начала сказать, что не должно существовать писем, на которые не стоило бы затрачивать время и энергию, которые писались бы, как говорится, спустя рукава, небрежно, лишь бы что-нибудь написать.

По-видимому, нет особой нужды говорить о том, что красивое, аккуратно оформленное письмо производит благоприятное впечатление, а неаккуратное или плохо исполненное имеет противоположный, отрицательный эффект. У читающего ваше письмо моментально формируется в сознании образ пишущего и соответственно отношение к нему. В ваших интересах, чтобы форма и содержание письма способствовали тому, чтобы о вас сложилось благоприятное, положительное впечатление.

Личные письма, точнее письма родственникам или близким, могут быть написаны и часто пишутся от руки. Однако письма малознакомым людям и, уж конечно, официальные письма должны печататься на компьютере или на машинке. Естественно, надо стараться делать это на хорошей, качественной бумаге, если, конечно, у вас нет своего личного бланка, что в настоящее время не такая уж редкость даже в России.

Пишим письма на английском языке: деловые и персональные

и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

Деловое письмо на английском языке

С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление и соответственно ответы на них.

Учимся писать письма на английском языке

При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности.

Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста.

Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли.

Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз – клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

Структура письма на английском языке

Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз – клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

  1. Адрес отправителя (sender’s address);
  2. Дата (date);
  3. Адрес получателя (inside address);
  4. Обращение (salu­ta­tion);
  5. Вступление (open­ing sen­tence);
  6. Основной текст (body of the let­ter);
  7. Заключение (clos­ing sen­tence);
  8. Заключительная вежливая фраза (com­pli­men­ta­ry close) ;
  9. Подпись отправителя (sig­na­ture);
  10. Приложение ( enclo­sure).

Пример делового письма на английском языке

Разберем каждый пункт более подробно

1. Адрес отправителя (sender’s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hill­side Road, Apt. 12Lon­don W13HREng­land5 Nel­son Street, Apt. 5Chica­go 19200

USA

2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления :

21 Decem­ber, 2014Decem­ber 21th, 2014Decem­ber 21, 2014

21th Decem­ber, 2014

3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4. Форма обращения (salu­ta­tion) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения:(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,(Dear) Madam, – (Уважаемая) Госпожа/Мадам ,

Gen­tle­men, – Господа,

К мало знакомым людям:Dear Mr.Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,Dear Miss Win­ter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, ( по отношению к не замужней женщине)

Dear Mrs. Win­ter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,( по отношению к замужней женщине)

В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как :Dear Col­league, — Уважаемый коллега,Dear Edi­tor, — Уважаемый редактор,

Dear Read­er, — Уважаемый читатель,

Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как написать биографию на английском

5. Вступление (open­ing sen­tence) это своего рода вводное предложение:We are writ­ing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о \Нас интересует информация о).We are inter­est­ing inand we would to know — ( Мы заинтересованы в и хотели бы узнать).

We acknowl­edge receipt of your let­ter dat­ed (date) — (Подтверждаем получение Вашего письма от).

6. Основной текст (body of the let­ter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

We would to point out that- Мы хотели бы обратить ваше внимание на I’m writ­ing to let you know that ‑Я пишу, чтобы сообщить о We are able to con­firm to you- Мы можем подтвердить I am delight­ed to tell you that ‑Мы с удовольствие сообщаем о

We regret to inform you that ‑К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о

Источник: https://englishfull.ru/delovoi/pismo-na-anglijskom.html

Деловая переписка на английском — примеры писем. Образец делового письма на английском языке с переводом

К деловой переписке желательно переходить, только достигнув уровня не ниже Pre-Intermediate. Дело в том, что только к этому уровню у обучающегося формируется устойчивое представление о стилях речевой коммуникации в английском языке. Многие убеждены, что англичане – это ретрограды, и они сохранили очень многое из старинных традиций делового общения.

Во многом они правы, но пресловутая чопорность англичан давно уже канула в лету, а остался, пожалуй, их педантизм и стремление к порядку при ведении бизнеса, судебной, коммерческой, банковской, нотариальной и других видов переписки.

Это «не есть плохо», и умение правильно составить официальное письмо на английском, поможет вам избежать казусов, и потерь, причем не только финансовых издержек, но и ударов по репутации. 

Стиль речевого общения используется официально-деловой, и перед общением с вашими деловыми партнерами на английском языке вам волей-неволей придется узнать, что такое деловая переписка на английском и изучить примеры писем.

Ключевые правила деловой переписки на английском

Для начала необходимо ознакомиться с ключевыми правилами английской переписки, выраженной в официально деловом стиле. В деловом письме на английском языке всему есть свое место.

  • Независимо от содержания письма, существуют определенные параметры его внешнего оформления.
  • Применяется наиболее простой, распространенный тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
  • Цвет шрифта – только черный (выделения другим цветом не допускаются);
  • Абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
  • «Красная строка» не используется;
  • Все поля одинаковые, равны «дюйму» (2,5 см).
  • Бумага должна быть формата А4 или специальных габаритов «Письмо». Если документ отправляется от имени организации рекомендуется использовать фирменные бланки с логотипом.

I.Начало письма

1. Указание отправителя. Начинают письмо с указания в левом(!) верхнем углу названия организации или имени и фамилии адресанта (отправителя). Адрес компании прописывается до скорупулезности точный: каждый пункт — с новой строки. Пример такого начала:

Mr Pavel Karpov Tevix Company Office 77, Building 57 Chkalov Street Irkutsk

Russia

Если письма печатается на фирменном бланке компании, эту часть можно пропустить. Если письмо международное, название страны обычно печатается заглавными буквами.

2. Дата. Указывается на две строки ниже информации о компании-отправителе. во избежание недоразумений дату написания желательно не ставить «задним числом».

5 June 2016

3. Информация о получателе. Указывается через две строки после даты (под ней). Она включает имя адресата, полное наименование компании и подробный адрес. Лучше всегда указывать имя и должность человека, которому непосредственно адресовано письмо.

Пример оформления:

Mr. John Doe President Balton Galore, Inc 772 Canine Road

Los Angeles, California 90002

4. Приветствие. Будет весьма странно, если в первом же письме вы напишете Hello John, поэтому писать нужно:

Dear John,
Hello Mr. Doe

Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All – возможно, если вы не знаете, пишите ли вы мужчине или женщине или ожидаете ответа от любого представителя компании;
Dear Sir – вы знаете пол адресата, но не знаете его имени. Все же лучшим выходом будет имя адресата постараться разузнать.

Если Вы вообще не знаете, кому именно из сотрудников компании адресуете письмо, возможно использование обращения «To Whom It May Concern». Однако такая безликая форма не является лучшим выбором.

II. часть письма

5. Основное содержание. После обращения (что касается и письма личного характера) практически непременно ставится запятая, а текст письма начинают с новой строки, причем можно одну строку и пропустить. Возможна постановка запятой, если вы обращаетесь к очень важному человеку (VIP – Very Important Person).

Вполне прилично в начале письма представиться, но это в том случае, что вы пишите впервые или довольно таки редко, и не уверены, что руководитель компании вас еще помнит. Допустим, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.

Классической фразой для начала письма является «I am writing you regarding» / «I am writing you concerning» («Я пишу вам по поводу»), «I am writing you in response to your letter.» (Я пишу в ответ на ваше письмо).

Обязательно поблагодарите за предыдущий контакт, если он уже состоялся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.

  • Деловое письмо для лучшего изложения ваших мыслей разбивается на абзацы, в которых не должно быть никакой воды – только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Не используйте конструкции со страдательным залогом, только действительным.
  • Вы обязательно благодарите адресата за будущее решение вашей проблемы (если даже в этом не совсем уверены). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Или что-либо в этом духе.
  • Если текст письма необходимо продолжить на втором листе, обязательно укажите в верху пометку с именем получателя, датой и данными о том, что это продолжение письма на другой странице.

6. Подведение итогов. Последний абзац должен содержать “выжимку” всего письма с указанием ваших дальнейших действий либо их ожидания от партнеров. Сообщите о своей готовности к общению по любым вопросам и предложениям. “If you have any questions, please contact us” (В случае возникновения вопросов, пожалуйста обращайтесь).

III. Завершение

Источник: https://lim-english.com/posts/delovaya-perepiska-na-angliiskom-yazike-obrazci-pisem/

Пишем деловое письмо на английском

Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Профессии где нужен английский язык

Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.

Основные виды деловых писем, их цели

Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?

Enquiry letter

Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.

Complaint letter

В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.

Reply letter

Или по-другому называемое reply quotation. Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.

Application letter

Или statement letter. Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.

Статья в тему: “Собеседование на английском языке“.

Acceptance letter

Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.

Refusal letter

Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.

Thank you letter

Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.

Commercial letter

Или commercial offer. В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.

Сюда же можно отнести письмо в продолжение телефонного разговора.

Congratulation letter

понятно из названия: в таком письме официально поздравляют с важной датой, с успешным завершением совместного дела.

Основные принципы оформления

При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.

1. Последнее время отменено правило «красной строки», то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.

2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.

3. В деловых письмах недопустимы сокращения, принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые члены предложения, если их отсутствие не отразится на понимании смысла.

Например:

I’m looking forward (далее идет информация о том, чего конкретно с нетерпением ждут) – такое сокращение делать нельзя, следует писать полную форму – I am.

Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.

4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.

5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.

6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.

7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.

8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме фразовые глаголы: к примеру, вместо go on лучше написать continue.

Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.

1. Обращение

Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear. Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».

При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.

Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.

Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:

Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;

Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.

Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams, когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs. Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss. Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms.

Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.

2. Предисловие

Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.

We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.

Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.

3. часть. Основная мысль

Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с модальными глаголами would/could/should.

Например:

Please send me the details of order № (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №) – не рекомендуется.

Would you be so kind to send me (Не будете ли вы так добры прислать мне) – гораздо лучший вариант.

При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:

We are very sorry – Наши огромные извинения;

Unfortunately – К сожалению;

We apologize for – Приносим огромные извинения за

4. Заключение

Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.

I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.

Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.

5. Фразы вежливости и подпись

Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:

Best regards – С наилучшими пожеланиями;

Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;

Источник: https://4lang.ru/english/business/delovoe-pismo

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
English House